„Für uns besteht der Mehrwert einer DMS-Lösung in der Zusammenführung von dezentralen, produzierenden Einheiten und zentraler Verwaltung. Von betriebswirtschaftlicher Relevanz sind dabei nicht nur die effiziente Freigabe von Rechnungen, sondern zum Beispiel auch eine schnelle und nachhaltige Bearbeitung von Reklamationen oder die transparente und termingerechte Abwicklung von Bestellungen“, stellt Winfried Brehl, Leiter EDV bei FCN, fest.
Dies war aber durch die bisherige papierbasierte Arbeitsweise nicht gewährleistet. Dabei gingen z. B. aufgrund langer Rechnungsbearbeitungszyklen Skonti verloren und Anfragen konnten erst nach zeitaufwendiger Suche in der Papierablage beantwortet werden. Daher führte der Baustoffhersteller zunächst mit Hilfe des noeske-Partners it-novum eine DMS-Lösung von ELO ein. Für nahtlose Prozesse über die verschiedenen Unternehmenssysteme hinweg suchte man anschließend einen betriebssystemunabhängigen Connector für die Anbindung an das auf einer IBM iSeries basierende ERP-System. Schnell wurde man mit „nn-Connect for ELO" fündig, das unter zahlreichen ELO-Modulen die Kunden-Anforderungen am besten abdeckte. Die Einführung übernahm noeske gemeinsam mit seinem Partner it-novum, die bereits das ELO-Projekt bei FCN geleitet hatten.
Jetzt steht „nn-Connect for ELO" an beliebig vielen Clientarbeitsplätzen als wartungsfreundlicher zentraler Serverdienst zur Verfügung. Er erweitert die von ERP- oder Finanzanwendungen benötigten wesentlichen DMS-Funktionalitäten wie Dokument anzeigen, Akte anzeigen, Dokument scannen, Dokument mit ERP-Daten indizieren usw.
Die Rechnungs- und Bestellbearbeitung bei FCN ist damit erheblich effizienter geworden. Die Arbeitsplätze der Mitarbeiter wurden mit zwei Bildschirmen ausgestattet, von denen der eine die gescannte Rechnung oder auch Bestellung als Bild darstellt, der andere das ERP-System zeigt. Aus letzterem werden die zugehörigen Informationen gezogen und dann Barcode-los über „nn-Connect for ELO" verknüpft. Nach der Bearbeitung werden die Dokumente automatisiert abgelegt, was zusätzliche Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter bedeutet. Denn früher wurden Eingangsrechnungen mit einem Paginierstempel fortlaufend nummeriert und nach diesen abgelegt. Ein Auffinden der Rechnungen war dadurch sehr zeitaufwendig. „Das ist nun überflüssig, wir können heute jeden Vorgang sehr einfach im System auf Basis der Information finden, mit welcher Kunde oder Lieferant nachfragen“ erklärt Winfried Brehl. „Das spart vor allem Nerven, aber auch Zeit.“
Auch als nachhaltige Investition konnte „nn-Connect for ELO" bei FCN punkten: Als universelle Schnittstelle zu ELO für alle Unternehmensanwendungen bietet es Zukunftssicherheit, indem kaum Wartungsaufwand durch neue Versionen der führenden Anwendungen anfällt. Auch Änderungen in den Datenbank-Tabellen müssen nicht nachgeführt werden. Ebenso entscheidend ist, dass keine Geschäftsprozesslogik modelliert werden muss. Sie verbleibt bei den ERP- oder CRM-Applikationen.
Über die noeske netsolutions GmbH
Die noeske netsolutions GmbH hat sich darauf spezialisiert, die Dokumenten-Management- und Archivierungslösung ELO des DMS-Anbieters ELO Digital Office an den konkreten Branchen- bzw. Kundenbedarf und die damit verbundenen Geschäftsprozesse anzupassen und zu optimieren.
Die inzwischen mehr als 100 realisierten ELO Projekte zeigen das Know-how des heute acht Mitarbeiter starken Teams. Durch die alleinige Spezialisierung rund um das Produkt ELO zählen sowohl der kleine Handwerksbetrieb als auch weltweit etablierte Konzerne zum Kundenstamm der noeske netsolutions. So umfasst die derzeitige Kundenliste unter anderem Unternehmen wie Kassenärztliche Vereinigung Hessen (KVH), FILA Deutschland, Herbalife Deutschland und Niederlande, Infraserv Höchst, American Express International Deutschland GmbH, Lufthansa Technik AG, Lufthansa Technik Logistik GmbH und die Securitas Sicherheitsdienste Deutschland Holding GmbH & Co KG.
Zum Lösungsumfang der noeske netsolutions gehören Frontend-Integrationen in Webportale, sowie ELOenterprise-Installationen z.B. auf Basis von IBM WebSphere, BEA WebLogic, Apache Tomcat und anderen Plattformen.
Darüber hinaus bietet noeske netsolutions auch hilfreiche Tools an, wie nn-WebForm zur Formularbearbeitung im Inter- und Intranet, nn-WebClient für die Portalintegration sowie spezifische Adapter wie den nn-AS/400 Connector für die Integration von weiteren Applikationen auch auf anderen Plattformen. Workflow-Lösungen mit qualifizierter Signatur und branchenspezifische Lösungen für die Bereiche Verwaltung, Logistik, Kfz-Handel, Patientenverwaltung und andere ergänzen die täglichen Anforderungen. Das komplette Produktangebot ist auf der Webseite unter www.noeske.de mit den aktuellen Beschreibungen zu finden.
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