Anfang 2012 hatte Oliver Hastedt, Geschäftsführer der HADI Haustechnik GmbH, genug von der Papierflut in seinem Unternehmen. Dabei ging es nicht allein um die Vermeidung von Papier, sondern auch um die Bereitstellung von Informationen für seine Mitarbeiter. „Immer mehr Informationen lagen nur in Teilen vor. Hieraus ein Ganzes zu schaffen und in einen Kontext zueinander zu bringen, kostete jeden stets viel Zeit und Aufwand“, so Oliver Hastedt. Deshalb entschloss er sich, in seinem Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Die Entscheidung zu Gunsten ELO lag zunächst in der Tatsache begründet, dass der Hersteller mit ELOoffice ein preislich attraktives Einstiegsmodell für kleine und mittelständische Unternehmen anbietet. Nach näherer Betrachtung beschloss HADI ELOprofessional einzuführen. „Die Arbeitsplatz-Version ELOoffice war zwar in der Anschaffung preislich interessant, jedoch können wir mit der integrierten Workflowkomponente von ELOprofessional unsere Prozesse besser unterstützen oder sogar komplett automatisieren“, begründet Hastedt. Mit der Implementierung wurde die id-netsolutions GmbH, seit 2001 ELO Business Partner beauftragt.
Gleichzeitig führte HADI auch für die Buchhaltung docufied smartINVOICE ein. Dabei handelt es sich um eine von id-netsolutions entwickelte Lösung zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung. Seitdem werden bei HADI Kreditorenrechnungen gescannt und im Rahmen eines digitalen Prüfungs- und Kontierungsprozesses automatisiert verarbeitet. Um den Mitarbeitern das händische Abtippen von Rechnungskopf- und fußdaten, wie Rechnungsnummer, Betrag usw. zu ersparen, wurde docufied smartINVOICE durch den ELO DocXtractor ergänzt. Dieses selbstlernende Modul liest Rechnungsbelege eigenständig aus, verarbeitet die Informationen anhand bestehender Datenquellen und führt zusätzlich eine Prüfung nach §14 UStG durch. Die so gewonnenen Daten werden in den Prüfungs- und Kontierungsprozess in docufied smartINVOICE überführt, von wo aus abschließend ein direkter Buchungsdatenexport für das Finanzbuchhaltungssystem der DATEV erfolgt.
HADI profitiert nicht nur von deutlich kürzeren Bearbeitungszeiten und geringeren Fehlerquoten, sondern erfüllt zusätzlich die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für seine Geschäfts- und Handelsbriefe. Dazu werden alle über ELOprofessional erfassten Dokumente und Informationen dank WORM (Write Once Read Many) unveränderbar in dem Langzeitarchiv Silent Cube des Herstellers FAST LTA gespeichert.
Die Einführung von ELOprofessional, docufied smartINVOICE und dem ELO DocXtractor war die richtige Entscheidung zum richtigen Zeitpunkt, resümiert Oliver Hastedt: „Die Systeme sind intuitiv zu bedienen und wurden von den Mitarbeitern sofort gut angenommen. Nicht, was es kostet, sondern was es uns bringt, stand bei unserer Investition im Vordergrund.“
Über HADI Haustechnik GmbH
Das in Sittensen (Landkreis Rotenburg/Wümme) ansässige Unternehmen blickt auf eine langjährige Tradition, die Wurzeln liegen im Jahre 1913, zurück. Zu den Kernaufgabengebieten gehören heute die Bereiche Elektro, Heizung, Sanitär, Klima und Lüftung. Egal, ob Neubau oder Renovierung, Einfamilienhaus, Gewerbe- oder Industriebau: Das Team der HADI Haustechnik GmbH mit rund 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt seine Kunden in deren Projekten oder übernimmt die Wartungsarbeiten.
Über id-netsolutions GmbH
Das Beratungs- und Softwareunternehmen id-netsolutions GmbH bietet nachhaltig wirkende IT-gestützte Lösungen zur Verbesserung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse für Unternehmen aller Branchen. Dabei liegen die Kernkompetenzen auf der Beratung und erfolgreichen Umsetzung von Lösungen zu den Themen EIM Enterprise Information Management, ECM Enterprise Content Management, Eingangsrechnungsverarbeitung-, Dokumenten- und Workflow Management sowie Archivierung.
Seit 2001 ist id-netsolutions ELO Business Partner und betreibt seit 2004 zertifizierte Trainingscenter der ELO Digital Office GmbH und seit 2009 der KODAK Alaris Deutschland GmbH.
Das selbst entwickelte Produkt docufied smartINVOICE trägt das Gütesiegel „Software Made in Germany“ des BITMi e.V. Bundesverband IT-Mittelstand und erhielt die Auszeichnungen BEST OF Innovationspreis IT 2013 und BEST OF Industriepreis 2013.
Der Unternehmenssitz ist in Kayhude bei Hamburg, weitere Standorte sind Hagen, Mannheim, Nürnberg sowie Stützpunkte in Warin und Peine. Referenzen sowie weitere Informationen: www.id-netsolutions.de
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