Berlin, 30. September 2021 – In Unternehmen in Deutschland kommt bei der Büro- und Verwaltungsarbeit immer seltener Papier zum Einsatz. Das zeigt der Bitkom Digital Office Index 2021: 62 Prozent der befragten Betriebe geben an, dass weniger Dokumente als noch vor einem Jahr ausgedruckt werden. Sieben Prozent der Geschäftsführer, Vorstände oder Geschäftsleiter geben an, dass Geschäftsprozesse in ihren Unternehmen fast ohne Papier auskommen. 27 Prozent der befragten Betriebe arbeiten überwiegend papierlos. Das mobile Scannen könnte diesen Trend künftig weiter fördern: Dokumente werden mit dem Smartphone oder Tablet per Kamera-App oder spezieller Scanner-App eingelesen, anschließend digital gespeichert und weiterverarbeitet.
Zeit und Kosten sparen mit ersetzendem Scannen
Die Vorteile des mobilen Scannens liegen auf der Hand, so Stephan Vanberg, Geschäftsführer von FP Mentana-Claimsoft, einem Unternehmen der Francotyp-Postalia (FP): „Unternehmen, die ihre Belege mithilfe eines mobilen Endgeräts digital erfassen, können sie jederzeit und an jedem Ort zugänglich machen. Das spart Zeit sowie logistischen Aufwand, erleichtert die Qualitätskontrolle und ist branchenübergreifend interessant, vor allem bei Geschäftsprozessen wie Reisekosten. Auf lange Sicht verringert es zudem die Papierberge in Unternehmen, die dank immer besserer Sicherheitsfeatures auf die Dokumentation der Originale in Zukunft verzichten können.“
Angeschoben wurde der Trend zum mobilen Scannen 2019 mit der Neufassung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Seitdem ist es zulässig und steuerlich anerkannt, Belege mithilfe von Smartphone und App zu erfassen – auch im Ausland, beispielsweise wenn Reisekosten dokumentiert werden müssen. Um Geschäftsprozesse zu beschleunigen und bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite zu sein, sollten Unternehmen beim mobilen Scannen einiges beachten.
1. Lesbarkeit sichern und Ordnungssystem etablieren
Ob Rechnung, Quittung oder Kassenbon: Unternehmen müssen Papierbelege vollständig und in korrekter Form erfassen. Wichtig: Das eingescannte Dokument muss bildlich mit dem Original übereinstimmen. Sollte sich anschließend noch etwas am Papierbeleg ändern, muss dieser nach der Anpassung neu digitalisiert werden. Denn elektronische Belege dürfen in der Regel nicht überschrieben, gelöscht, verfälscht oder geändert werden. Stephan Vanberg: „Entsprechende Hard- oder Softwarelösungen sowie nutzenbringende Beratung können Unternehmen dabei helfen, diese Unveränderbarkeit zu gewährleisten. So bietet FP beispielsweise Lösungen an, die die Authentizität und Integrität digitaler Dokumente dauerhaft erhalten. Das reicht von der unveränderbaren Aufbewahrung der Daten bis zum qualifizierten Zeitstempel.“
2. Prozesskontrolle: Vier-Augen-Prinzip und IT-Lösungen
Beim mobilen Scannen gilt: Der gesamte Digitalisierungsprozess muss lückenlos dokumentiert werden – vom Empfang des Belegs bis zu seiner Archivierung. Wer beispielsweise einen Kaufbeleg erhält, muss diesen mit seinem Smartphone oder Tablet scannen. Dann wird der Scan digital abgespeichert, hochgeladen und archiviert. Dabei muss jeder Schritt in einer grundsätzlichen Dokumentation erfasst sein, etwa welche verarbeiteten Dokumente Teil des Prozesses waren, wer verantwortlich ist für den Ablauf oder wie nach der Digitalisierung die Ablage der Originalbelege geregelt ist.
Neben der übersichtlichen Archivierung sollten Unternehmen zudem festlegen, wie die Rechnungseingangsprüfung abläuft. Bewährt hat sich in diesem Zusammenhang das Vier-Augen-Prinzip bei der Zahlungsfreigabe, bei dem unter anderem Authentizität und Lesbarkeit der Rechnung geprüft werden. Auch bei diesem Kontrollprozess können unternehmensübergreifende IT-Lösungen zusätzlich dafür sorgen, dass mobil gescannte Belege den Tests der Wirtschaftsprüfer standhalten. Stephan Vanberg: „Unternehmen sollten berücksichtigen, dass sie es den Prüfern ermöglichen müssen, die elektronischen Belege und die Verfahrensdokumentation ohne Probleme einsehen und nachvollziehen zu können.“
3. Papierlos und sicher dank zertifizierter App
Im Anschluss an den Scanvorgang dürfen Papierdokumente unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden. Einige Dokumente, etwa notarielle Beglaubigungen oder Verträge, müssen jedoch in der Regel parallel zu ihren elektronischen Duplikaten archiviert werden. Ein Vorgang, der nicht nur Zeit und damit Geld kostet, sondern auch räumliche Ressourcen bindet. Neue digitale Lösungen wie die mobile App trebono helfen. Mit der engen Zusammenarbeit mit Mentana-Claimsoft und dank die Beratung, die den strengen technischen Richtlinien zum rechtssicheren Scannen (kurz: TR-RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entspricht, hat der Hersteller 2KS Cloud Services für seine App erstmals eine gewünschte Zertifizierung erlangt. Mit der App können Dokumente juristisch einwandfrei eingescannt und digital gespeichert werden.
Für Sicherheit sorgen dabei zwei Methoden: Der eingescannte Beleg wird in der App mit einer Prüfsumme versehen und an die Cloud geschickt. In einem vorher auswählbaren Prozess kann der Beleg zusätzlich elektronisch signiert werden und ist damit noch sicherer. Bei beiden Methoden wird das Dokument anhand der Prüfsumme auf Veränderungen getestet, bevor es archiviert und weiterverarbeitet wird. „Da dank App keine Manipulation zwischen dem Scannen und der Speicherung in der Cloud möglich ist, besitzen die digital gespeicherten Dokumente denselben Beweiswert wie die Originalunterlagen“, sagt Stephan Vanberg. Diese müssten folglich nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden. Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Geschäftsprozess.
Weitere Informationen zu FP Sign finden sich unter www.mentana-claimsoft.de.
