(Frankfurt) Aus einer am 4. August 2010 von Symantec veröffentlichten Studie (2010 Information Management Health Check Survey) geht hervor, dass Unternehmen zu viele Daten unbefristet aufbewahren und dadurch mit rasantem Wachstum der Speicheranforderungen zu kämpfen haben. Gleichzeitig werde es immer schwieriger, wichtige Daten zu finden, wodurch das Prozessrisiko steige. ZyLAB, Lösungsanbieter für E-Discovery und Information Management, zielt mit seinem Portfolio genau auf diese Problemstellung ab: Seine Information Management Plattform bietet modulare Technologien für den Informationszugriff, E-Discovery, Records Management und Enterprise Information Management. Das ermöglicht die Steuerung unbegrenzter Unternehmensdaten, hilft Risiken minimieren, Kosten reduzieren und legt den Grundstein für Business Intelligence.
Laut der Studie klafft in Unternehmen eine große Lücke zwischen Theorie und Praxis in puncto Datenspeicherung. Anstatt eines kontrollierten Umgangs mit Unternehmensinformationen, bei dem nur die notwendigen Daten aufbewahrt werden, steigt in Wirklichkeit das Datenvolumen quasi ungefiltert exponentiell an. Das liegt daran, so zeigen die Ergebnisse der Studie, dass die Unternehmen keine verbindlichen Regeln für die Aufbewahrung der Daten einführen. Diese müssten es u.a. erlauben, unwichtige oder nicht mehr benötigte Daten und Unterlagen zu identifizieren und risikofrei zu löschen. Konkret sind zwar 87 Prozent der befragten IT- und Rechtsabteilungen vom Sinn einer Speicherstrategie überzeugt, es haben jedoch weniger als die Hälfte eine solche etabliert.
„Die Verwaltung und Kontrolle elektronisch gesteuerter Informationen ist eine Frage der Technologie, doch ebenso geordneter Prozeduren, der Qualitätskontrolle und gut dokumentierter Informationsmanagement Aktivitäten. Sie ist außerdem eine der ernst zu nehmendsten Quellen juristischer Angreifbarkeit und Risiken geworden“, erklärt hierzu Johannes C. Scholtes, Chief Strategy Officer für ZyLAB.
Die unnötig großen Datenmengen machen auch den Zugriff auf sie zum kostspieligen Faktor: Mittlerweile ist es 1.500 mal teurer, die vorgehaltenen Daten auszuwerten, als sie zu speichern. Andere Untersuchungen belegen Ähnliches: Die Speicherung eines Gigabytes elektronischer Daten kostet zwar weniger als einen Euro, doch deren Recherche durch einen Anwalt mit einem entsprechenden Stundensatz – in den USA sind das typischerweise 200 Dollar – schlägt dann mit 30.000 Dollar zu Buche. Extrem nachteilig wirkt sich zudem aus, dass bei der händischen Durchforstung von Unterlagen lediglich 20 bis 50 Prozent aller wichtigen Dokumente identifiziert werden. Das zeigt, wie wichtig effiziente Recherche- und Suchfunktionen in Kombination mit ausgefeilten Richtlinien für eine geregelte Aussortierung löschbarer Daten sind.
Flexible, skalierbare Lösung mit attraktivem Preis-Leistungs-Verhältnis
Genau hier setzt die ZyLAB Information Management Platform an, indem sie integriertes Dokumenten-, Content- und Records Management bereit stellt. Anwender können damit verteilt abgelegte Informationen auf effiziente und sichere Weise erfassen, durchsuchen, strukturieren und für Offenlegungszwecke bereitstellen. Diese Daten archiviert die Plattform offen, sicher, langfristig und XML-basiert, wodurch Anwender von maximaler Skalierbarkeit und Flexibilität profitieren. Gleichzeitig macht es teure Upgrades überflüssig.
Durch die modulare Architektur und die flexible Lizenzpolitik ist die Lösung anpassungsfähig an die spezifischen Gegebenheiten von Unternehmen, Kanzleien und Rechtsabteilungen. Dafür stehen unbegrenzte Kombinationen der Module zur Verfügung. Mit dem E-Discovery-Modul beispielsweise können IT- und Rechtsabteilungen im Fall von Rechtsstreitigkeiten kostenintensive und aufwendige Aufgaben effizient im eigenen Haus durchführen. Das ZyLAB Compliance & Litigation Readiness System wiederum unterstützt die Erstellung, Pflege und richtlinienkonforme Aussortierung von Millionen dynamischer und statischer Dateien. Damit fördert es die unternehmensweite Corporate Governance und sorgt für minimierte Unterbrechungen und Risiken durch Rechtsstreitigkeiten oder aufsichtsrechtliche Überprüfungen. Diese Flexibilität ist insbesondere für die Kostenkontrolle hilfreich, indem lediglich benötigte Funktionen der Plattform ausgewählt werden können. Zudem wurden verschiedene Lösungen entsprechend der Best Practices heutiger Geschäftsanforderungen vorkonfiguriert.
Die offene, XML-basierte Plattform ermöglicht die einfache Integration mit vielen anderen ERP-, BPM-, HRM-, Datenbank-, juristischen oder Buchhaltungssystemen. Die Unterstützung von mehr als 700 Dateiformaten sowie über 400 Sprachen sorgt für eine vollumfängliche Erfassung sämtlicher Daten.
Über ZyLAB Distribution BV:
Mit den modularen Lösungen für E-Discovery und unternehmensweites Information Management können Organisationen sämtliche Daten jeglichen Formats verwalten. Damit lassen sich Risiken minimieren, Kosten reduzieren, Sachlagen untersuchen und gleichzeitig die Produktivität dank intelligenter, automatisierter Prozesse steigern. Seit 25 Jahren gehört ZyLAB mit seinen modularen Lösungen zu den führenden Anbietern der Branche und erfüllt als solcher die Anforderungen seiner Kunden. Dazu bietet er ihnen hochentwickelte Technologien rund um die Mehrsprachigkeit, Suche, Inhaltsanalyse, Dokumentprüfung sowie das E-Mail- und Records Management. Das ZyLAB eDiscovery & Production System wurde konform mit dem Electronic Discovery Reference Model (EDRM) entwickelt und umfasst Module für die forensisch auswertbare Datensammlung, die gezielte Aussortierung spezifischer Dokumente, E-Mail-Konvertierung und -Archivierung (Exchange, Lotus Notes und GroupWise) sowie für die juristische Überprüfung. ZyLABs XML-basierte Produkte und Services werden unternehmensweit von Konzernen, Behörden, Gerichten und Kanzleien genutzt. Darüber hinaus kommen sie in speziellen Projekten im Rahmen juristischer Dienstleistungen, Revisionen und Wirtschaftsprüfungen zum Einsatz. Die Systeme sind alternativ auch als SaaS (Software-as-a-Service)-Modell verfügbar.
Aktuell hat ZyLAB 1,7 Millionen Nutzerlizenzen in mehr als 9.000 Installationen verkauft. Hauptsitz des Unternehmens ist McLean, Virginia (USA) sowie Amsterdam (NL). Darüber hinaus bedient ZyLAB lokale Märkte über Niederlassungen in New York, San Francisco, Barcelona, Frankfurt, London, Paris und Singapur. Weitere Informationen zu ZyLAB unter www.zylab.de oder auf dem Blog unter http://zylab.wordpress.com/.
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