Immerhin unterteilt sich die deutsche Wirtschaft in nicht weniger als 497 Branchen. Jede einzelne besitzt dabei ihre ganz spezifischen Eigenheiten, die wiederum spezifische Lösungen erforderlich machen. Die großen Anbieter von Office-Software versuchen zwar, dafür die berühmte „eierlegende Wollmilchsau“ zu entwickeln, doch das muss einfach an der Vielfalt der Ansprüche scheitern. Hinzu kommt ein weiterer Aspekt, der nicht unterschätzt werden darf, die Sicherheit. Eine weit verbreitete Software wie auch das entsprechende Betriebssystem, die bei über 90 % aller Firmen im Einsatz ist, bietet Hackern und Cyberkriminellen viel Angriffsfläche.
PaperOffice – anpassungsfähig und bei Bedarf unsichtbar
Mehr als 95 % aller Unternehmen in Deutschland beschäftigen weniger als 250 Mitarbeiter und zählen darum aus statistischer Sicht zu den KMUs, den Klein- und Mittelbetrieben. Der weitaus größte Teil aller Firmen beschäftigt 1 bis 9 Mitarbeiter. Für diese Unternehmen in ihren unterschiedlichen Branchen sind sehr aufwendige, kosten- und schulungsintensive Softwarelösungen zur Branchenspezifischen Anpassung in der Regel nicht das richtige.
Vor allem im Segment der Dokumentenverwaltung wird Software benötigt, die sich intuitiv bedienen lässt und trotzdem allen Anforderungen gerecht wird. Das ist das Feld von PaperOffice, der Dokumentenmanagementsoftware.
Als Chamäleon besitzt PaperOffice die grundlegende Fähigkeit, sich seiner natürlichen Umgebung anzupassen und das sind die Betriebssysteme von Microsoft Windows und auch deren Office-Lösungen. Doch PaperOffice wird nun nicht zum integralen Bestandteil des Branchenriesen, sondern übernimmt ab dem Zeitpunkt der Installation das Kommando über die Dokumente. Dazu besitzt PaperOffice eine ganze Reihe von Tools, die es beispielsweise Ärzten, Agenturen, Dienstleistern jeder Art genauso wie produzierenden oder Handel treibenden Unternehmen ermöglichen, ihre Administration exakt ihren Bedürfnissen anzupassen. So etwa mit PIA, die künstliche Intelligenz in PaperOffice, die aus archivierten Unterlagen GoBD sowie GdPDu konforme Dokumentenvorlagen und Ablagemasken erstellt.
Mit PaperOffice besitzen die Mitarbeiter wie auch die Firmenleitung die beständige Kontrolle über die Dokumentenbearbeitung. Durch die Versionierung sind alle Bearbeitungsschritte innerhalb eines Dokumentes abrufbar und bei Bedarf wieder herstellbar. Fehler lassen sich leichter beheben und Korrekturen sind einfacher möglich. Dabei sorgt PaperOffice dafür, das nicht unzählige Dubletten ein und desselben Dokumentes auf dem Rechner oder dem Server für Verwirrung sorgen, sondern ein einziges Dokument zur Verfügung steht, dessen Historie chronologisch einsehbar ist. Eine blitzschnelle Live-Stichwortsuche findet jedes archivierte Dokument, selbst wenn nur ein markantes Wort des Inhalts für die Suche zur Verfügung steht. Mit dem Workflow-Management lassen sich in Netzwerken Aufgaben zuweisen, deren Abarbeitung beobachten und gegebenenfalls Notizen einfügen.
PaperOffice und SICHERHEIT – groß geschrieben
In diesem Bereich von PaperOffice kommt der Vergleich mit dem Chamäleon am ehesten zum Tragen. Da ist zunächst die Verschlüsselung aller Dokumente, die in PaperOffice archiviert werden. Ein 1024bit-AES-Code, der auch bei US-Geheimdiensten Anwendung findet, macht alle Daten für Eindringlinge unangreifbar. Zugleich wandelt PaperOffice alle Office-Formate um, so sind bei speziellen Attacken, wie ein Angriff mit einer Ransomware, die auf Office-Dateien, etwa „DOC“ oder „EXL“, zugreifen will, zum Scheitern verurteilt.
PaperOffice überzeugt noch durch eine ganze Reihe weiterer hervorragender Tools und durch ein überzeugendes Preis-Leistungs-Verhältnis für kleine und mittelständische Unternehmen.
