PaperOffice – DMS in Perfektion

Für viele Unternehmen besteht ein Problem. Die Digitalisierung schreitet immer rasanter fort, doch die Schnittstelle zwischen digitalen und analogen Dokumenten ist in vielen Betrieben ein Segment, das oft eher stiefmütterlich behandelt wird. Das liegt jedoch keineswegs am fehlenden guten Willen, sondern vielmehr am fehlenden Werkzeug. Nach wie vor sind Unterlagen auf Papier der gängige Alltag, die weitaus meisten Bearbeitungsschritte in der Administration erfolgen jedoch auf digitalem Weg am PC. PaperOffice schlägt genau hier eine unkomplizierte Brücke.
PaperOffice ist die perfekte Software für das Dokumentenmanagement. Mit ihr lässt sich das viel beschworene papierlose Büro tatsächlich in die Wirklichkeit umsetzen. Auch wenn aus rechtlichen Gründen so manche analoge Unterlage nach wie vor archiviert werden muss, genügt für das Handling meist die digitale Kopie.
Doch für das Einscannen und umwandeln in digitale Formate bleibt oft nicht die Zeit. Zudem wird damit meist eine Person beauftragt, die das notwendige Equipment und die Software beherrscht. Fällt diese Person aus irgendeinem Grund aus, staut sich der analoge Berg und wächst und wächst und wächst, bis Ersatz gefunden ist. PaperOffice macht es einfacher. Über die Dokumentenverwaltungssoftware lassen sich nicht nur Scanner einbinden, sondern ebenso Handys oder Tablets mit ihren eingebauten Kameras. So kann überall, wo Papier anfällt und dessen Inhalt weiter benötigt wird, sofort eine Digitalisierung vorgenommen werden. Mittels der leistungsstarken OCR-Texterkennung lassen sich selbst handschriftliche Notizen in Texte umwandeln, die dann mit der Office-Software bearbeitet werden kann. Damit jedes digitalisierte Dokument im Netzwerk oder am Einzelplatzrechner wiedergefunden wird, gehört eine Indexierung nach Stichworten dazu. Über die interne Suchmaschine von PaperOffice findet sich so jedes Dokument wieder, selbst wenn die Bearbeitungsnummer oder der Titel gerade nicht zur Hand sind.