Die Seminarinhalte umfassen besondere Landesgegebenheiten für die Langzeitarchivierung, eine Einführung in den PDF/A-Standard und seine Normteile sowie Anleitungen dazu, wie sowohl papierbasierte als auch digital erzeugte Dokumente in PDF/A gewandelt werden.
PDF/A ist auf seinem weltweiten Erfolgszug nicht mehr aufzuhalten und erfreut sich auch im skandinavischen Raum immer mehr Anwender. Entsprechend groß ist das Interesse an detaillierten Informationen und Best Practices. „Unsere Veranstaltung in Stockholm letztes Jahr hat gezeigt, dass hier großer Bedarf an detaillierteren Kenntnissen der Norm und praxisorientierten Informationen besteht, da viele PDF/A-Projekte jetzt konkret in Angriff genommen werden“, erklärt Olaf Drümmer, Vorstandsvorsitzender der PDF Association. „Daher haben wir uns in Kooperation mit Partnern vor Ort zur Durchführung weiterer Seminare entschlossen, in denen lokale und internationale Experten Rede und Antwort stehen.“
Weitere Präsenz im skandinavischen Raum zeigt die PDF Association außerdem auch bei der IS&T Archiving im Juni in Kopenhagen, wo sich Archiv- und Bibliotheksvertreter aus der ganzen Welt treffen.
Agenda für Oslo steht
Für das PDF/A-Seminar in Oslo steht bereits die Agenda fest. Der Themenbogen der Veranstaltung reicht dabei von der Abklärung regionaler Besonderheiten und Basiswissen zu PDF/A sowie seiner Verwendung, über die Vorstellung der verschiedenen Normteile und möglicher Anwendungsszenarien bis hin zu den konkreten Abläufen bei der Umwandlung sowohl papierbasierter als auch elektronisch erzeugter Dokumente in PDF/A.
Den Einstieg in die Landespraxis bietet ein Vortrag von Anthony Lærdahl vom norwegischen Reichsarchiv, der erläutert, warum man sich für PDF/A entschieden hat und für welche Dokumente es im Reichsarchiv verwendet wird. Darauf führt David van Driessche vom belgischen Unternehmen Four Pees in die Details des PDF/A ISO 19005 Standards ein und klärt die Teilnehmer über dessen Vorteile gegenüber anderen Archivformaten wie TIFF auf.
Wie man vom Papier zur PDF/A-Datei gelangt, erläutert Thomas Zellmann von der PDF Association. Dabei geht er darauf ein, was beim Scannen nach PDF/A zu beachten ist und wie sich eine maximale Übereinstimmung zwischen dem durchsuchbaren Volltext und dem originalen Papierdokument sicherstellen lässt. Entsprechend übernimmt im Anschluss Olaf Drümmer Vorstandsvorsitzender der PDF Association den Part der digital erzeugten Dokumente und ihrer Wandlung in PDF/A. Hier sind wichtige Stichworte z.B. Passwortschutz, Datei-Anhänge in E-Mails, digitale Signaturen und elektronische Formulare. Sie zeigen mögliche Problemstellungen im digitalen Workflow mit PDF/A auf. In einer abschließenden gemeinsamen Podiumsdiskussion mit Olaf Drümmer, David van Driessche und Thomas Zellmann, Geschäftsführer der PDF Association geht es um Grundsätze eines PDF/A-Workflows, wie er beschaffen sein muss, um möglichst wenig Aufwand und Zeit zu beanspruchen, und welche Tools und Strategien welche Erfahrungen gebracht haben.
Daten und Fakten
Das erste Seminar findet am 17. April 2012 von 9:00 - 14:30 Uhr im Nationalarchiv in Oslo statt. Die vollständige Agenda sowie ein Online-Anmeldeformular stehen unter www.pdfa.no bereit. Die Teilnahmegebühr beträgt 1.950 Kronen. Englische Informationen unter www.pdfa.org.
Das zweite Seminar findet am 31. Mai 2012 in Stockholm statt. Genauere Informationen sind in schwedischer Sprache verfügbar unter www.dokumentinfo.se.
Über PDF/A
PDF/A ist der ISO-Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Die Vorteile von PDF/A, wie zum Beispiel die Fähigkeit zur Volltextsuche, machen es zu einem bevorzugten Archivierungsformat, das bei zahlreichen internationalen Behörden und Unternehmen das TIFF-Format inzwischen verdrängt hat. Innerhalb der PDF Association ist das PDF/A Competence Center zentrale Anlaufstelle für das PDF/A-Format. Im Jahr 2006 gegründet, ging im Herbst 2011 aus dem PDF/A Competence Center die PDF Association hervor. Das PDF/A Competence Center ist der erste und derzeit größte Kompetenzbereich der PDF Association.
Über die PDF Association
Die PDF Association verfolgt das Ziel, PDF-Anwendungen für digitale Dokumente zu fördern, die auf offenen Standards basieren. Dazu setzt sich der internationale Verband für eine aktive Wissensvermittlung und den Austausch von Know-how und Erfahrungen für alle Interessengruppen weltweit ein. Derzeit sind über 100 Unternehmen und zahlreiche Experten aus mehr als 20 Ländern Mitglied der PDF Association.
Der Vorstand der PDF Association setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen callas software GmbH, Compart AG, Crawford Technologies Inc., intarsys consulting GmbH, LuraTech Europe GmbH und NetCentric US zusammen. Vorstandsvorsitzender ist Olaf Drümmer, Geschäftsführer der callas software GmbH. Duff Johnson, President von NetCentric US, ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.
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