Bereits Ende 2005 hat das ISO-Komitee ISO TC 171 das Format PDF/A-1 als internationalen Standard ISO 19005-1 für die Langzeitarchivierung veröffentlicht. Vor allem die Bereiche Verwaltung, Archive, Bibliotheken und Verlage, Banken und Versicherungen sowie die Industrie profitieren von PDF/A, da sie digitale Dokumente mit diesem Standard dauerhaft archivieren können.
Im Sommer dieses Jahres wurde die Arbeit am zweiten Normteil, PDF/A-2, aus technischer Sicht abgeschlossen. Mit dessen Veröffentlichung ist Anfang 2011 zu rechnen. Während PDF/A-1 auf dem PDF-Format Version 1.4 basiert, kann PDF/A-2, das dann auf dem eigenständigen ISO-Standard 32000-1 basiert, Funktionen nutzen, die erst mit PDF in der Version 1.7 verfügbar wurden.
Dazu gehören unter anderem folgende wesentliche Neuerungen:
JPEG2000 Bildkompression
Die Aufnahme des leistungsfähigen Kompressionsverfahrens JPEG2000 ist unter anderem für gescannte Dokumente interessant, da sich hiermit höhere Kompressionsraten bei besserer Qualität erzielen lassen als mit dem älteren JPEG-Format. Weiterhin bietet JPEG2000 auch eine verlustfreie Kompressionsstufe an.
Eingebettete PDF/A-Dateien via Collections
Die Collections werden in Acrobat „Portfolios“ genannt. Mit dieser Funktion kann der Anwender mehrere Dateien in einem „Container-PDF“ vereinen.
Mit PDF/A-2 lassen sich nun PDF/A-Collections aus mehreren PDF/A-Dateien zusammenstellen. Andere Dateiformate als PDF/A sind in diesen Collections explizit nicht zulässig. Ein gutes Anwendungsbeispiel ist etwa die Archivierung von E-Mails samt Attachments in einer PDF/A-Collection.
Digitale Signaturen
Bereits PDF/A-1 ermöglicht die Verwendung von elektronischen Signaturen. In PDF/A-2 werden die Signaturen nun gemäß dem PadES-Standard, den das European Telecommunications Standards Institute herausgegeben hat, eingebunden und verwendet. Bei PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) handelt es sich um einen Satz von Einschränkungen und Erweiterungen zum PDF-Standard gemäß ISO 32000-1.
„PDF/A-2 bietet darüber hinaus noch weitere Neuerungen wie beispielsweise die erweiterte Darstellung von Transparenzen, die Unterstützung von PDF-Layern, die direkte Einbindung von OpenType-Schriften und zusätzliche Möglichkeiten bei der Verwendung von Metadaten,“ fasst Olaf Drümmer, Vorstandsmitglied des PDF/A Competence Center, zusammen. „Inwieweit diese einen Umstieg auf den neuen Normteil rechtfertigen, sollten Anwender individuell beurteilen.“
Dazu bietet die PDF/A-Konferenz eine hervorragende Informationsplattform. Alle Neuerungen und Verbesserungen werden aus der Anwender- und Entwicklerperspektive in Workshops, Vorträgen und einer Keynote betrachtet. „Wir wollen die Teilnehmer bei ihren Überlegungen, ob sie auf PDF/A-2 updaten sollen, durch unser Wissen beraten und unterstützen“, so Drümmer. „Sie erhalten zusätzlich das notwendige Know-how, um eine Migrationsstrategie erfolgreich umzusetzen.“
Unternehmen und öffentliche Organisationen, die PDF/A-2 favorisieren, müssen natürlich entsprechende Werkzeuge einsetzen, die den neuen Normteil berücksichtigen. Adobe hat bereits bestätigt, dass die kommenden Versionen seiner Produkte PDF/A-2 unterstützen. Auf der die PDF/A-Konferenz begleitenden Ausstellung zeigen Unternehmen wie callas, LuraTech, PDF Tools und SEAL Systems erste „PDF/A-2 ready“-Produkte.
Über PDF/A
PDF/A ist der ISO Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Die Vorteile von PDF/A, wie zum Beispiel die Fähigkeit zur Volltextsuche, machen es zu einem bevorzugtem Archivierungsformat, das bei zahlreichen internationalen Behörden und Unternehmen das TIFF-Format inzwischen verdrängt hat.
Über das PDF/A Competence Center
Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Der Vorstand setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen callas software GmbH, Compart AG, intarsys consulting GmbH, LuraTech Europe GmbH, PDF Tools AG (CH), PDFlib GmbH und der SEAL Systems AG zusammen. Innerhalb von weniger als drei Jahren traten über 100 Unternehmen und diverse Experten aus ca. 20 Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglied bei. Vorstandsvorsitzender ist Harald Grumser, CEO der Compart AG. Dr. Hans Bärfuss, CEO der PDF Tools AG, Schweiz, ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.
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