Stuttgart, 27. Juni 2012. Effizienzsteigerungen, mehr Bürgernähe sowie immer mehr Vorgaben und Richtlinien, die trotz knapper finanzieller Mittel kurzfristig umgesetzt werden müssen – Verwaltungen und Behörden stehen vor großen Herausforderungen. Dementsprechend groß ist der Informationsbedarf, wie diese Anforderungen umgesetzt werden können. Diesem Bedürfnis trägt die DMS EXPO, Leitmesse für Enterprise Content Management, in diesem Jahr verstärkt Rechnung. Sie findet vom 23. bis 25. Oktober 2012 auf der Messe Stuttgart parallel zur IT & Business, Fachmesse für IT-Solutions, statt und bildet in Halle 5 sämtliche Facetten des digitalen Informationsmanagements ab. Speziell für Verwaltungen wird es erstmalig ein Fachforum zu dem Thema „DMS im eGovernment“ geben. Das Fachforum wird am 24. Oktober von 10:00 bis 14:00 Uhr auf der Kongressbühne durchgeführt.
Dokumenten-Management-Systeme (DMS) tragen dazu bei, den vielfältigen Anforderungen an Verwaltungen und Behörden gerecht zu werden. Auf der DMS EXPO geben einige Einrichtungen, Kommunen und Behörden – zusammen mit Fachberatern der unabhängigen Management- und Technologieberatung Zöller & Partner – im Rahmen des Fachforums ihr Wissen und ihre Erfahrungen weiter.
Tipps für einen erfolgreichen Spagat
Volker Halstenbach, Partner der Zöller & Partner GmbH, gibt zunächst einen Überblick über den aktuellen Stand und die Trends bei DMS in Behörden und Kommunen. Er zeigt ihr großes Aufgabenspektrum auf und erläutert, warum sich ihre Pflichten von denen der Privatwirtschaft im Hinblick auf DMS deutlich unterscheiden. Beispielsweise können sich Behörden – bedingt durch die gesetzlich vorgeschriebenen öffentlichen Ausschreibungsverfahren bei gleichzeitig angespannter Budgetsituation – oft nur für taktische Beschaffungsmaßnahmen von DMS-Einzelanwendungen entscheiden. In der Privatwirtschaft ist es hingegen möglich, dauerhaft wirtschaftlichere, strategische Wege einzuschlagen. Um dennoch einen strategischen Ansatz verfolgen zu können, müssen Behörden einen Spagat leisten. Der Vortrag gibt Aufschluss darüber, wie sich diese Herausforderung durch eine geeignete Vorgehensweise in der Auswahl meistern lässt und welche Trends dabei zu beobachten sind.
Anschließend kommen zwei Anwender zu Wort: Mirko Schreiber vom Landkreis Saalfeld-Rudolstadt schildert, wie die Behörde bei der Auswahl eines DMS für den verwaltungsweiten Einsatz im Landkreis vorgegangen ist und welche Erfahrungen sie gesammelt hat. Er beantwort Fragen wie „Welche Ausschreibungsverfahren bieten sich besonders an?“, „Welche Stolperfallen sind zu beachten?“ und „Wie können diese vermieden werden?“. Wilfried Bullwinkel vom Landkreis Peine referiert über „DMS als Motor für Verwaltungsprozesse – Mehr Informationen, mehr Daten, mehr Geschwindigkeit“. Er erläutert die Chance, die ein DMS bietet, sich von Althergebrachtem zu trennen und Prozesse zu beschleunigen.
Möglichkeiten und Grenzen in der Diskussion
Ulrich Gerke, Seniorberater bei Zöller & Partner, ergänzt die Informationen, indem er die Faktoren für erfolgreiches Dokumenten-Management in kommunalen Verwaltungen zusammenfasst. Dabei legt er besonderes Augenmerk auf die Abbildung von elektronischen Prozessen, die die Effizienz der Verwaltungsarbeit nachweislich erheblich steigern und ein ganzheitliches eGovernment erst ermöglichen.
Eine Diskussion von Anbietern, Anwendern und Medienvertretern beschließt das Fachforum „DMS im eGovernment“. Dabei werden die Möglichkeiten und die Grenzen der „papierlosen Behörde“ ein Thema sein. Besucher der DMS EXPO können sich in die Diskussion einbringen. Sie haben die Möglichkeit, ihre Fragen bis zum 30. September 2012 bei Ulrich Gerke unter der E-Mail-Adresse @email einzureichen.
Über die DMS EXPO
Die DMS EXPO findet in diesem Jahr vom 23. bis 25. Oktober auf der Messe Stuttgart statt. Als Leitmesse für Enterprise Content Management (ECM) informiert sie über alle Facetten des digitalen Informationsmanagements. Das Themenspektrum reicht von Dokumentenmanagement (DMS) über Business Process Management (BPM) und Output-Management bis hin zu E-Post, De-Mail und Langzeitarchivierung. Unter dem Claim „Where IT works“ bildet sie zusammen mit der parallel stattfindenden IT & Business, Fachmesse für IT-Solutions, das gesamte Spektrum der Unternehmenssoftware ab. 2012 liegt der Fokus auf Big Data, Cloud Computing und Mobile Solutions. Passend zum übergreifenden Konzept können beide Fachmessen mit einer Eintrittskarte besucht werden. Das Ticket kostet an der Tageskasse 25 Euro (ermäßigt 15 Euro). Wer die komfortable Online-Registrierung nutzt, erhält die Karte zum Vorverkaufspreis von 15 Euro (ermäßigt für zehn Euro).
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