Wiesbaden, 17.10.2016 – Viele Einkäufer von technischen Gütern kennen das Problem: Um Bestellungen möglichst schnell und einfach zu versenden und gleichzeitig den Eingang beim Lieferanten zu kontrollieren ist der Versand einer Bestellung per E-Mail ideal. Oftmals müssen aber im Anhang zu einer Bestellung sehr große Dateien wie technische Zeichnungen, CAD-Datenaustauschdateien (DXF, STEP) und andere Dokumente mitgesendet werden. Damit wird die zulässige Größe einer E-Mail beim Lieferanten schnell überschritten. Die dadurch nötige manuelle Aufteilung einer Bestellung in mehrere einzelne E-Mails ist zeitintensiv und fehleranfällig. Mit der Software-Integration „PURCHASING+“ geht das ab sofort deutlich einfacher und schneller: Nach dem Auslösen einer Bestellung über SAP fügt das Programm nicht nur die notwendigen Dateien zu einer Bestellung hinzu, sondern sorgt auch für eine automatische Aufteilung der Bestellung in mehrere zusammenhängende E-Mails. In der Betreffzeile werden außerdem die laufende Nummer der E-Mail sowie die Gesamtzahl der Dokumente automatisch eingefügt, so dass für den Lieferanten der Zusammenhang der E-Mails auf einen Blick sichtbar ist.
In einem derart komplexen Umfeld wie dem Einkauf von technischen Gütern ist darüber hinaus eine genaue Dokumentation und Archivierung der versendeten Informationen und Dokumente notwendig. Nur so ist sichergestellt, dass bei fehlerhaften Lieferungen der genaue Inhalt einer Bestellung sowie alle Anhänge und eventuelle spätere Ergänzungen verfügbar sind. Für diesen Fall werden mit PURCHASING+ alle E-Mails in exakt der Form, in der sie an den Lieferanten verschickt worden sind, abgespeichert und mit der entsprechenden Bestellung verlinkt. Somit kann jederzeit im SAP-System die tatsächlich verschickte Bestellung mit allen Anlagen eingesehen werden.
Zusätzlich bietet die Software auch Unterstützung bei der Erstellung der E-Mail-Texte für eine Bestellung. So können neben festen Textbausteinen auch Variablen verwendet werden, die durch die Metadaten aus SAP (z.B. Bestell-Nr., Lieferant) jeweils aktuelle Werte erhalten. Damit ist sichergestellt, dass Einkäufer nicht jede E-Mail spezifisch anpassen müssen. Diese Texte können in verschiedenen Sprachen vorkonfiguriert werden, die jeweils richtige Sprache wird automatisch anhand des Sprachkennzeichens im Lieferantenstamm auswählt.
