Tipps für sicheres mobiles Arbeiten

Umgangssprachlich werden mobiles Arbeiten und Home-Office oft gleichgestellt. Eigentlich unterscheiden sie sich aber: Home-Office bedeutet, den Arbeitsplatz vom Büro nach Hause zu verlagern; wohingegen Mitarbeiter beim mobilen Arbeiten von überall arbeiten. Das kann von zu Hause, einem Café oder einem anderen Land aus sein. Dieser vermeintlich kleine Unterschied kann große Unterschiede in der benötigten Ausstattung bewirken. Diese umfasst für mobiles Arbeiten mindestens ein Laptop und Smartphone. Damit ist der Zugriff aufs Firmennetz von überall aus möglich. Im Home-Office muss es nicht unbedingt ein Laptop sein, es ist in vielen Fällen auch möglich, dass Mitarbeiter von ihrem eigenen PC eine verschlüsselte Verbindung in das Netzwerk des Unternehmens aufbauen. 

Was für Arbeitnehmer wichtig ist: arbeitet man von unterwegs aus, gelten die gleichen Arbeitsschutzmaßnahmen wie im Büro. So ist der Mitarbeiter dafür verantwortlich, dass er eine geeignete und ergonomische Ausstattung hat und ungestört arbeiten kann. Ebenso muss er darauf achten, dass vertrauliche Daten nicht von unbefugten Personen eingesehen werden können. Häufig gelten Unfälle im Home-Office auch als Arbeitsunfall. Sollte einer Ihrer Mitarbeiter im Home-Office stürzen und sich verletzen, ziehen Sie als Unternehmer am besten die Berufsgenossenschaft hinzu. Sie hilft Ihnen und Ihrem Mitarbeiter.

Sobald Mitarbeiter:innen nicht mehr aus dem Büro im Unternehmen arbeiten, können Sie als Unternehmer nicht mehr direkt überprüfen, wie das Arbeitsumfeld ist. Es geht neben der Ausstattung des Arbeitsplatzes auch um den Schutz Ihrer Firmendaten. Beim Arbeiten zu Hause oder unterwegs besteht das Risiko, dass Unbefugte schützenswerten Daten einsehen können. Hat der oder die Mitarbeiter:in einen Firmenlaptop dabei, könnte dieser gestohlen werden.

Damit dann keine vertraulichen Unternehmensdaten in falsche Hände geraten, ist es wichtig Notebooks unbedingt zu verschlüsseln. Für Anwender:innen äußert sich die Verschlüsselung häufig nur damit, dass sie die Festplatte beim Start des PCs entsperren müssen. Bei der Arbeit an sich werden die Mitarbeiter:innen keine Unterschiede feststellen. Wichtig ist, dass Sie nicht nur die Daten auf der Festplatte als solche schützen. Selbst wenn sich alle Firmendaten auf einem Server befinden, können Hacker auch die Informationen über den Zugang zum Unternehmen für Cyber-Angriffe verwenden.

Neben Laptops muss auch das Smartphone ausreichend geschützt werden. Häufig ist das über eine Management Software möglich. Damit können Sie im Fall von Diebstahl oder Verlust das entsprechende Smartphone von der Ferne aus löschen. Es gibt auch Software-Lösungen für Handys, die Apps wie E-Mail-Programme, separat absichern und auf dem Handy verschlüsseln. Diese Software bündelt alles was das Unternehmen betrifft. Für den Zugriff auf diese Daten brauchen Ihre Mitarbeiter:innen ein Kennwort. Mit dieser Technik können Sie sogar Firmen- und Privat-Smartphone vereinen, ohne eine Sicherheitslücke für Sie zu erzeugen.

Doch Sie sollten nicht nur Datenträger oder Informationen verschlüsseln: auch die Übertragung von Informationen muss sicher sein. Arbeiten Ihre Mitarbeiter:innen von unterwegs aus, ist es wichtig, dass sie unverschlüsselte WLAN-Netze meiden. Diese sind häufig in Cafés oder auf Flughäfen zu finden. In diesen Netzwerken können andere Teilnehmer „mithören“. So können sie können herausfinden, welche Webseiten jemand besucht oder welche Daten er oder sie dort eingegeben hat. Am besten verwenden Ihre Mitarbeiter immer einen verschlüsselten Internetzugang und bauen dann eine sichere Verbindung, zum Beispiel über eine VPN Software ins Firmennetz auf.

Beim mobilen Arbeiten geht ein klarer Trend zu dezentralen Lösungen, wie beispielsweise Microsoft 365. Hierbei übertragen Sie viele Daten und Anwendungen in die Cloud. Damit läuft zum Beispiel die E-Mail-Kommunikation nicht mehr über firmeneigene Server, sondern direkt über Microsoft. Dieser Übertragungsweg ist zwar sicher, Sie sollten aber bedenken, dass Sie die E-Mails selbst geeignet schützen müssen. Hier kann sich eine E-Mail-Verschlüsselung anbieten.

Arbeiten Ihre Mitarbeiter von Unterwegs aus oder reisen in andere Länder, gilt es ebenfalls einiges zu beachten. Sitzen die Kolleg:innen zum Beispiel im Zug und arbeiten von dort aus am Notebook, können andere Reisende im Vorbeigehen vielleicht den Bildschirm einsehen. Vielen ist das nicht direkt bewusst. Es gibt eine effektive und einfache Möglichkeit das zu verhindern: eine spezielle Bildschirmfolie. Sie schränkt das Blickfeld ein. Dadurch ist der Inhalt nur zu sehen, wenn Sie frontal auf den Bildschirm blicken – seitlich können Unbefugte keine Daten erkennen. Die Folie können Sie schnell anbringen und wieder entfernen.

Sind internationale Reisen mit Unternehmensgeräten geplant, sollten Sie und Ihre Mitarbeiter:innen sich im Vorfeld gut informieren. Es gibt Länder, die die Einfuhr von verschlüsselten Datenträgern verbieten. Im schlimmsten Fall könnte der Zoll ein Laptop bei der Einreise konfiszieren. Das können Sie verhindern, indem Mitarbeiter:innen beispielsweise „leere“ Laptops mitnehmen und die benötigten Daten lediglich über eine gesicherte VPN-Verbindung zur Firma abrufen. Um diesen Problemen im Vorfeld aus dem Weg zu gehen, sollten Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeiter:innen prüfen, wo es Schwierigkeiten geben könnte.

Fazit: Der steigende Trend zum mobilen Arbeiten und Home-Office bringt Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen viel Flexibilität. Allerdings ändern sich die Anforderungen an alle Beteiligten im Vergleich zur traditionellen Arbeit im Büro. Es bedarf einer Ausstattung, die für diese Arbeitsumgebung geeignet ist. Zudem müssen Sie Ihre Mitarbeiter in Bezug auf Datensicherheit sensibilisieren. Setzen Sie sich gemeinsam mit Ihren Arbeitnehmern zusammen und Sie können mit Sicherheit eine für beide Parteien passende Möglichkeit für mobiles Arbeiten finden.