Das Whitepaper ist in drei Kategorien untergliedert. Der erste Teil beinhaltet allgemeine Fragen und Antworten zu grundsätzlichen und rechtlichen Themen rund um E-Mail Archivierung. Der zweite Teil ist technischen Fragen gewidmet und gibt Antworten beispielsweise zu Mechanismen der E-Mail Archivierung. Im dritten Teil werden Antworten auf pragmatische Fragen gegeben. Das Thema bringt es mit sich, dass es keine klaren „so“ oder „so nicht“- Antworten gibt. Diesen Bereich zwischen „schwarz“ und „weiß“ bezeichnen die Autoren als Pragmatismus.
Die Behandlung und Ablage von E-Mails erfährt in letzter Zeit und in aktuellen Fällen zusehends an Aufmerksamkeit. Sowohl durch Veröffentlichungen in den Tagesmedien als auch durch die Bearbeitung dieser Fragen in Unternehmen werden Meinungen und Behauptungen gefunden, die nur teilweise richtig oder veraltet und damit ggf. falsch sind. Dabei fällt auf, dass es eine Menge grundsätzlicher und wiederkehrender Fragen gibt, die regelmäßig zu beantworten sind beziehungsweise eine Lösung der Themen Mail-Management und Mail-Ablage verzögern.
Das Competence Center Steuern und Recht vom VOI hat sich diesen Basisfragen angenommen und einen Frage-Antwort-Katalog (FAQ) mit rechtlichem und kaufmännischem Themenschwerpunkt erstellt. Selbstverständlich kann dieser FAQ nur einen Teil der Fragen aufgreifen und knapp und bündig beantworten. Unklare oder teils strittige Themen unterliegen ohnehin der Rechtsprechung und sind für einen FAQ nicht geeignet. Sie werden aber im Zuge der Fortschreibung ergänzt. Das Thema E-Mail-Management besitzt vielfältige Aspekte und genießt breite Aufmerksamkeit. Daher gibt es im VOI ein Competence Center E-Mail-Management (CCEMM), das auch für technische Grundsatz- und Detailfragen Auskunft geben kann, wie z. B. über Single Instance-Archivierung, Marktsystematisierung, Replizierung und Mail-Archivierung bei Notebook-Verwendung.
Das VOI Competence Center „Steuern und Recht“ (CCSR) beschäftigt sich mit allen steuerlichen und rechtlichen Fragestellungen im Umfeld elektronischen Archivierung, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management und gilt als verbandsinterne Anlaufstelle für alle DMS-bezogenen rechtlichen Fragestellungen. Zielsetzung ist der Wissenstransfer zu den Mitgliedern, Verbesserung der Meinungsbildung und Schaffung von Defacto-Standards. Die Besetzung mit Anbietervertretern, Beratern, Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten und Vertreter der Finanzverwaltung soll eine ganzheitliche Sichtweise sicherstellen. Durch Veröffentlichungen, Stellungnahmen, Fachtagungen, Roadshows und die gezielte Beantwortung von individuellen Fragestellungen sollen die VOI-Mitglieder und Interessenten bezüglich der Klärung rechtlicher Fragestellung unterstützt werden.
Auf www.voi.de steht das 24-seitige Whitepaper zum kostenfreien Download bereit oder kann als Druckversion im VOI-Shop zum Preis von 10 Euro bestellt werden.
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Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter für ECM Enterprise Content- und DMS Dokumenten-Management-Systeme in Deutschland.
Mit der Positionierung als unabhängiger Verband dieser zukunfts- und wachstumsträchtigen Branche verdeutlicht der VOI die steigende wirtschaftliche Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen und ihre technologische Kompetenz.
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