Berlin, 1. März 2013. Wie Scandienstleister mit DocYard ihre Prozesse nachweislich optimieren und damit Kosten sparen, beweist das Satz-Rechen-Zentrum Berlin (SRZ). Der Full-Service-Dokumentendienstleister hat die Produktionsplattform von der LuraTech Europe GmbH im Herbst vergangenen Jahres implementiert und bereits nach sechs Monaten den Return on Invest erreicht. Das Unternehmen profitiert von einer höheren Flexibilität sowie deutlich niedrigeren Rüstzeiten für das Aufsetzen von Scan-Projekten und damit geringeren Kosten.
Der Markt für Scandienstleistungen ist hart umkämpft. Häufig hängt eine Auftragsvergabe von den Nachkommastellen ab. Hinzu kommt, dass Scanprojekte zunehmend komplexer werden. Nur Scandienstleister, die über optimale Prozesse verfügen und vorhandene Ressourcen effizient nutzen, bleiben wettbewerbsfähig.
Das SRZ Berlin wickelt für zahlreiche Kunden unterschiedliche Projekte ab – von der Digitalisierung weniger Blatt bis hin zu hochvolumigen Projekten mit Datenextraktion und Klassifikation bzw. Konvertierung in andere Dateiformate. Bis zum Herbst 2012 hat der Scandienstleister dafür Programme zur Workflowsteuerung selbst entwickelt. Jedes Mal, wenn ein neuer Auftrag einging, wurde eine vorhandene Programmierung entsprechend angepasst. „Diese Vorgehensweise war irgendwann nicht mehr handhabbar“, erläutert Markus Wenig, Prokurist und Bereichsleiter Dokumentenmanagement beim SRZ Berlin. „Die dafür notwendigen Entwicklerkapazitäten waren einfach zu hoch.“ Deshalb schaute sich das SRZ Berlin nach einer geeigneten Softwarelösung um, die die internen Prozesse komplett vereinheitlicht und die notwendigen Kapazitäten für die Pflege der Eigenentwicklungen drastisch reduziert. Darüber hinaus sollte es für Mitarbeiter, die innerhalb der Scanproduktion tätig sind, möglich sein, ihre Prozesse selber zu gestalten und den Scanworkflow nach individuellen Kundenwünschen eigenständig einzurichten.
Bei der Marktevaluierung stellte das Unternehmen fest, dass die Produktionsplattform DocYard von der LuraTech Europe GmbH die größte Funktionsvielfalt und höchste Flexibilität bietet. Sie integriert alle Arbeitsschritte der Produktion – vom Eingang der Dokumente über deren Verarbeitung bis hin zur Auslieferung – in konfigurierbare, steuerbare Workflows – inklusive deren zentraler Auswertung.
„Alle anderen Produkte, die wir in Betracht gezogen haben, deckten immer nur einen Teilaspekt des Scanworkflows ab, aber nicht den gesamten Prozess, wie eben DocYard“, so der Prokurist.
Nach erfolgreicher Teststellung und einem Probeprojekt, bei dem 100.000 Blatt mit der Produktionsplattform verarbeitet wurden, hat das SRZ den Kaufvertrag auf der DMS EXPO 2012 unterzeichnet.
Die Implementierung von DocYard erledigte das SRZ Berlin sukzessiv im laufenden Betrieb. Das erste Projekt, das der Scandienstleister mit DocYard abgewickelt hat, war die Erfassung und Indexierung von Zulassungsunterlagen für Medikamente für ein amerikanisches Pharmaunternehmen. Die Herausforderung besteht darin, dass die Untersuchungsbögen einen unterschiedlichen Aufbau haben. Zum Teil sind Barcodes hinterlegt, andere haben Formularfelder oder es ist nur Freitext hinterlegt. Dementsprechend müssen unterschiedliche Instrumente eingesetzt werden, um den Inhalt auszulesen. „Dabei darf uns kein Fehler unterlaufen, denn die Auswertungen werden von der FDA äußerst penibel kontrolliert“, erläutert Wenig. Den Workflow hat das SRZ mit DocYard so eingerichtet, dass ausschließlich Indexwerte akzeptiert werden, die zu 100 Prozent sicher sind. Zweifelhafte Fälle leitet DocYard automatisch zur manuellen Nacherfassung weiter. „DocYard verfügt bereits über Barcodelesefunktionen bzw. eine OCR, sodass wir das Projekt ohne Programmieraufwand nur mit Drag & Drop aufsetzen konnten“, sagt Markus Wenig. „Wir haben damit sofort den ROI erreicht.“
Stand heute laufen zwei von fünf Großprojekten mit DocYard, die fehlenden sind voraussichtlich bis Ende März 2013 ebenfalls migriert. Alle neu eingehenden Projekte werden direkt mit DocYard umgesetzt. Dabei kann das Unternehmen die Rüstzeit im Vergleich zu den Eigenentwicklungen halbieren.
„Die Plattform bietet eine optimale Kombination aus Flexibilität und Effizienz – und das zu sehr günstigen Kosten. Zudem können wir die produktive und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit LuraTech während der Vertriebsphase nur loben“, fasst Markus Wenig zusammen.
Helmut Schünemann, Vertriebsleiter der LuraTech Europe GmbH, ergänzt: „Der Einsatz von DocYard beim SRZ Berlin ist ein Paradebeispiel dafür, wie unsere Plattform Scandienstleister maßgeblich dabei unterstützt, ihre unterschiedlichen Prozesse optimal aufzusetzen und damit für mehr Wirtschaftlichkeit zu sorgen.“
Über LuraTech:
LuraTech liefert Produktionssoftware und Dokumenten- und Datenkonvertierungslösungen begleitet von maßgeschneiderten Services und herausragendem Support. Scandienstleister und andere Unternehmen und Organisationen holen mit LuraTech als Partner das Beste aus allen Produktionsmitteln heraus. LuraTechs Lösungen erreichen den gleichen Automatisierungsgrad und Integrationslevel in der Dokumentenverarbeitung, wie es andere Industrien in ihrer Produktion erfolgreich vorgemacht haben. LuraTechs Lösungen sind mit überschaubarem Aufwand an Customizing und Individualprogrammierung zu implementieren und einfach zu handhaben.
DocYard ist eine Produktionssoftware für Scandienstleister, die als Integrationsplattform alle Arbeitsschritte der Produktion in konfigurierbare Workflows überführt, steuert und zentral auswertbar macht. LuraDocument PDF Compressor Enterprise ist eine produktionstaugliche Anwendung zur Kompression, Wandlung nach PDF(/A), Zeichenerkennung (OCR), Klassifikation sowie Formulardatenextraktion.
Zu LuraTechs Referenzkunden zählen unter anderem die Scandienstleister arvato (Bertelsmann) und Ratiodata, die Deutsche Angestellten-Krankenkasse (DAK), die Hessische Landesbank Thüringen (Helaba), die Kreissparkasse Ludwigsburg sowie weitere Sparkassen, die Stadt Stuttgart und zahlreiche weitere Städte und Gemeinden, der Heinrich Bauer Verlag sowie die Energieunternehmen Vattenfall, RWE und E.ON. Internationale Referenzkunden sind unter anderem die Harvard University, die Library of Congress, die Königliche Bibliothek der Niederlande, das Internet Archive sowie die US Luftwaffe.
Seit der Gründung im Jahr 1995 ist LuraTech ein führender Anbieter offener und auf ISO-Normen basierender Dokumenten- und Bildkompressionslösungen. Dazu gehören unter anderem die erfolgreichen PDF-, PDF/A- und JPEG2000-Produkte.
LuraTech arbeitet aktiv in unterschiedlichen Verbänden, unter anderem in den Arbeitskreisen „Standards und Normen“ sowie den Regionalgruppen des VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. und des BITKOM. Darüber hinaus ist LuraTech Initiator und Gründungsmitglied des PDF/A Competence Center – eines weltweit operierenden Verbandes mit mehr als 120 Mitgliedern. Weiterhin arbeitet LuraTech in den Verbänden AIIM, ARMA, NIRMA und TAWPI.
LuraTechs Hauptsitz ist in Berlin, weitere Standorte sind Remscheid und Swindon (UK).
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