Eine zusätzliche Erschwernis mit weiterem Aufwand stellte die manuelle Eingabe von Informationen wie Ansprechpartner, Telefonnummer, Mailadresse usw. in Kombinationsfeldern dar. „Problematisch wurde es, sobald Kombinationsfelder mit über 25 Elementen hinterlegt werden sollten“, erläutert Projektleiter Tobias Schlund von den Stadtwerken. „Das hieß natürlich auch, dass zig Vorlagen aktualisiert werden mussten, sobald es einen neuen User gab“, erklärt er die Situation. Aus diesem Grund fiel die Entscheidung für ein professionelles Vorlagenmanagement-System. Es sollte die Administration und das Vorlagen-Handling vereinfachen und damit auch die Effizienz im Vorlagenmanagement erhöhen.
Nach der Marktevaluierung wurde die COC-Lösung DOCUNIZE zu Testzwecken zunächst bei verschiedenen Mitarbeitern installiert. Alle Vorlagen im Intranet wurden weiterhin beibehalten. Nach erfolgreicher Testphase wurde das System bei allen 65 Usern installiert, ebenso konnte der damalige Intranet-Bereich deaktiviert werden. Jeder einzelne Anwender wurde anschließend individuell an seinem Arbeitsplatz in DOCUNIZE eingeführt.
Die ursprünglichen Ziele, nämlich das Vorlagenmanagement bei den Stadtwerken Forchheim effizienter zu gestalten, ist nach den Worten von Schlund vollständig erreicht worden: „Nach erfolgreicher Testphase muss ich sagen, dass ich mit DOCUNIZE wirklich zufrieden bin. Änderungen werden leichter als je zuvor durchgeführt, neue Vorlagen werden einfacher erstellt - und das wichtigste: Unsere User sind zufrieden. Das Arbeiten mit den Vorlagen ist einfacher und effizienter, auch das CI kann ohne weiteres eingehalten werden.“ Und welchen konkreten Nutzen die neue COC-Lösung bietet, lässt sich auch an einem konkreten Beispiel darstellen: Die User-Profile, die vorher manuell eingepflegt und geändert werden mussten, werden jetzt automatisch über Active Directory synchronisiert.
