Den Analysen der d.velop-Consultants zufolge lohnt sich die Einführung einer elektronischen Rechnungsverarbeitung auf jeden Fall bei einem hohen Volumen von 400 und mehr Rechnungen monatlich. Je größer die zu bearbeitende Menge an Eingangsrechnungen ist, desto höhere Skaleneffekte mit entsprechenden Ersparnissen bei den Personal- und Prozesskosten entstehen. Doch auch wenn die Anzahl der regelmäßigen monatlichen Rechnungen geringer ist, aber stattdessen durch Lieferscheine etc. ein hohes Belegvolumen entsteht, lässt sich ein klarer Nutzen erzielen. Liegt die Menge hingegen deutlich unter der 400er Grenze und sind nur wenige Begleitdokumente zu verarbeiten sowie zukünftig keine wesentlichen Volumensteigerungen zu erwarten, ist die Wirtschaftlichkeit der Investition meistens nicht gewährleistet.
Eine Ausnahme kann jedoch eine elektronische Rechnungsverarbeitung sein, sofern sie Teil einer komplexeren Digitalisierung der gesamten betrieblichen Prozesse ist. „Im Falle solcher Strategien bedeutet die Einführung einer Lösung normalerweise eine logische Fortsetzung vorangegangener Investitionen in die digitale Archivierung und Dokumentenverwaltung, weil gezielte Bestrebungen zum Abbau der papierbasierten Prozesse und Medienbrüche bestehen“, betont Dirk Isferding, Head of Professional Service bei d.velop. Eine solche Ausrichtung impliziere häufig auch die Absicht, durch Verringerung des manuellen Aufwands und der Fehlerquote die Prozesskosten zu reduzieren oder die Durchlaufzeiten zu beschleunigen.
„Für solche Zielsetzungen gilt generell, dass relativ unabhängig vom aktuellen Belegumfang eine elektronische Lösung zur Rechnungsverarbeitung einen überzeugenden wirtschaftlichen Nutzen bewirkt“, weiß Isferding. Dies treffe auch auf Strategien zu, in deren Zentrum die Rentabilitätsverbesserung durch Minderung des Verwaltungsaufwands im Unternehmen stehe.
Auch bei Unternehmen mit mehreren Standorten und Geschäftsstellen, die jeweils als Rechnungsempfänger fungieren, sind digitalisierte Prozesse meist sinnvoll, ohne dass bei der Entscheidung das Rechnungsvolumen im Vordergrund steht. Stattdessen entstehen die Effekte dadurch, dass die Rechnungsbearbeitung mit Hilfe der Softwarelösung zentralisiert werden kann. Dies erzeugt nicht nur einen deutlichen Gewinn an Transparenz, sondern gleichzeitig lassen sich auf diesem Weg auch die Prozesskosten spürbar optimieren.
Anders fällt das Urteil auf die Frage nach dem Nutzen aus, wenn Akzeptanzprobleme zu befürchten sind. Diese Situation entsteht häufig dann, wenn vorher noch keinerlei Fokus auf die Digitalisierung dokumentenbasierter Prozesse gerichtet wurde. Dann sollte die Organisation zunächst Erfahrungen in den klassischen DMS-Bereichen wie etwa in der elektronischen Archivierung aufbauen und anschließend schrittweise in Richtung weiterer Lösungen zur Digitalisierung von betrieblichen Prozessen gehen.
Keinesfalls zu empfehlen ist nach Einschätzung der d.velop-Berater eine elektronische Rechnungsverarbeitung, wenn sich dahinter nur eine technische Entscheidung verbirgt. „Beruht die Zielsetzung nicht gleichzeitig auf einem Prozesskonzept, dann sind große Zweifel angebracht, ob der gewünschte Nutzen generiert werden kann“, problematisiert Isferding. Gleiches gilt seinen Worten nach auch bei unzureichenden Fibu-Systemen, wie sie teilweise noch im Mittelstand anzutreffen sind. „Einer elektronischen Rechnungsverarbeitung fehlt ihre tatsächliche Begründung, wenn sie nicht effizient in die Finanzbuchhaltung integriert werden kann. Denn dann reduziert sich ihr Nutzen auf die Digitalisierung von Rechnungsdokumenten.“
