Die IWAN BUDNIKOWSKY GmbH & Co. KG (`BUDNI`), führendes Drogeriemarktunternehmen in der Metropolregion Hamburg, hat die WMD Vertrieb GmbH aus Ahrensburg mit Umsetzung der digitalen Mitarbeiterakte auf Basis xFlow Personnel File und EASY DOCUMENTS mit SAP HCM-Integration beauftragt.
BUDNI wird mit der WMD-Lösung die bisherige manuelle, papierbasierte Führung seiner Mitarbeiterakten durch eine digitale Mitarbeiterakte ersetzen. Die elektronische Akte soll sämtliche Dokumente und Unterlagen in digitalisierter Form enthalten. Es sollen keine Papierdokumente zurückbehalten werden; Ablage, Zugriff sowie die Verteilung sollen so gestaltet sein, dass nichts mehr ausgedruckt wird. Belege, die bisher nicht in der Mitarbeiterakte, sondern separat abgelegt wurden (z.B. Krankmeldungen), will BUDNI in die digitale Akte integrieren. Der Projektumfang umfasst rund 3.000 Personalakten der aktuell Beschäftigten.
Da es in diesem Projekt um den Umgang mit hochsensiblen Personaldokumenten geht, liegt ein besonderes Augenmerk auf dem Thema Datenschutz. WMD konnte die von Budni geforderten Datenschutzrichtlinien in Bezug auf die IT-seitigen Anforderungen und Mitarbeiterrechte vollständig gewährleisten – ein wichtiger Bestandteil für das Unternehmen bei der Wahl seines IT-Lösungspartners. Das Know-how der WMD im Bereich SAP HCM und Prozessgestaltung sowie die Berücksichtigung individueller Anforderungen von Budni, sprachen ebenfalls für das Ahrensburger Softwarehaus. So wird WMD Funktionen wie eine Googlemaps-Integration oder einen direkten Aufruf der Mitarbeiterakte aus SAP heraus realisieren.
Mit Einführung der elektronischen Mitarbeiterakte digitalisiert Budni seinen gesamten Papierfluss und minimiert und beschleunigt dadurch Suchaufwände. Die Zugriffsrechte werden genau definiert und es lassen sich ferner Aufgaben termingesteuert und revisionssicher protokollieren.
Das inhabergeführte Unternehmen BUDNI wurde im Jahr 1912 von IWAN BUDNIKOWSKY in Harburg gegründet und wird mittlerweile von der 3. und 4. Generation der Familie geleitet. Mit 160 Filialen verfügt BUDNI über eine nahezu flächendeckende Präsenz und Bekanntheit im norddeutschen Raum.
