Die Oberfläche der Software basiert auf der bekannten Programmierumgebung Eclipse. Das Tool gibt es sowohl als Standalone-Variante als auch als Eclipse-Plug-In, mit dem man XMind relativ in die vorhandene IDE integrieren kann.
XMind greift auf die Techniken von Mind-Mapping zurück: Ausgangspunkt ist ein Hauptknoten, an den man weitere Knoten ketten kann. Diese Kinderknoten lassen sich wiederum untergliedern und auf diese Art und Weise in einer Hierarchie ordnen. Neben Mindmaps beherrscht XMind auch sogenannte „Fischgräten“-Diagramme und Spreadsheets. Einzelne Knoten lassen sich grafisch hervorherben, und Bilder können bestimmte Sachverhalte besser erläutern oder für Auflockerung sorgen.
Darüber hinaus besitzt XMind diverse Schnittstellen zu den anderen Formaten (beispielsweise zu FreeMind oder MindManager); eigene Diagramme können als HTML-Seite oder PNG-, GIF-, JPG- oder BMP-Grafik exportiert oder auf der Hersteller-Plattform veröffentlicht werden.
In der Webagentur QB new media (www.web-qb.com) wird die Software XMind für die formale Prozessbe-schreibung eingesetzt, die als Grundlage für die Magento-Zertifizierung dienen sollte. Darin sollten alle Geschäftsprozesse von jedem einzelnen Mitarbeiter er-fasst und transparent in grafischer und formaler Form dargestellt werden. Um die für die Darstellung benötigten Informationen zusammenzusammeln, wurden die Mitarbei-ter interviewt und die Ergebnisse der Interviews hinterher in die Software übertragen.
