Übersichtliche Tabellen statt loser Papierflut: Für die komplexe Abrechnung der Löhne und Spesen der 150 Fahrer hat sich Transport-und Logistikdienstleister Kitlik Trans GmbH die modulon Webservice GmbH mit an Bord geholt. Der im bayrischen Schwarzenbruck ansässige Fracht-Spezialist profitiert seit der Umstellung auf digitale, anforderungsgerecht angepasste Abläufe von einer enormen Zeit- und Kostenersparnis.
Kühlware, sensible medizinische oder pharmazeutische Güter, Gefahrgut oder Expresslieferungen – als „Frachtführer des Vertrauens“ ist die Kitlik Trans GmbH Garant für schnelle, zuverlässige und fachkompetente Linien- und Systemverkehre. 150 Fahrer, 80 modernste Sattelzüge und 20 Wechselbrückenfahrzeuge sorgen für eine reibungslose und zeitnahe Lieferung aller Güter. Für die Verwaltung brachten die florierenden Unternehmensaktivitäten jedoch jeden Monat zugleich eine Papierflut mit sich: 150 handgeschriebene Spesenzettel der Fahrer, die oft erst zeitverzögert eintrafen, mussten am Monatsende manuell ins unternehmenseigene System übernommen und ausgewertet werden. Hinzu kam die Prüfung der über die Telematik aufgezeichneten Arbeitszeiten auf Lücken oder Fehler. Bis zur externen Abrechnung der Daten ein immenser Zeit- und Arbeitsaufwand, der einiges an Wissen voraussetzte, wie Kitlik Trans-Geschäftsführer Udo Mattern betont: „Die Aufbereitung war sehr kompliziert und konnte aufgrund der Fehleranfälligkeit bei der Übertragung der Einträge praktisch nur durch eine Person erledigt werden, die sich genau auskennt. Das wollten wir ändern.“
Auf der Suche nach einer Lösung, die durch die Digitalisierung nicht nur die Abläufe vereinfachen, sondern auch die monatliche Papierflut eindämmen sollte, wurde die Kitlik Trans-Geschäftsleitung während der Fachmesse transport logistic 2019 auf die Lösungen der modulon Webservice GmbH aufmerksam. Das Softwarehaus mit Sitz im nordrhein-westfälischen Kamp-Lintfort entwickelt spezialisierte Lösungen für die Automatisierung von Prozessen im Speditionswesen. Mit den Modulen LOHN, MINDESTLOHN, SPESEN, WORKFLOWANALYSE, ZEITERFASSUNG und dem neu entwickelten Ressourcenplaner tragen die Experten entscheidend dazu bei, den Arbeitsalltag in Transportunternehmen leichter und effizienter zu gestalten. Die unternehmensgerecht anpassbaren Lösungen überzeugten Udo Mattern sofort: „Unser Ziel war es, einen durchgehend digitalen Prozess zu schaffen, um Arbeits- und Schichtzeiten korrekt zu erfassen und – darauf basierend – Spesen und Zuschläge prüfungssicher zu berechnen. Besonders wichtig war es uns, Ungenauigkeiten, die durch das manuelle Erfassen und Übertragen der Daten oft entstanden waren, zu minimieren und bei Besonderheiten eingreifen zu können – wenn der Fahrer beispielsweise die Fahrerkarte zieht, so eine Lücke in den Aufzeichnungen entsteht und ein Nachtrag gemacht werden muss. Die Lösungen von modulon erfüllten sämtliche Wünsche.“
Jeder Arbeitsschritt ist übersichtlich digital dokumentiert
Nach einer Testphase entschied sich Kitlik Trans Anfang 2020 für den dauerhaften Einsatz der modulon-Module Lohn und Spesen. Für die Verwaltung und die Fahrer hat sich die Arbeit seither spürbar vereinfacht, so Udo Mattern: „Die Zeiten werden nicht mehr per Hand, sondern digital erfasst, was die Fehlerquote und den Aufwand für die Fahrer und unsere Verwaltung deutlich minimiert. Vor allem liegen uns die Daten jetzt immer sofort vor. Am Monatsende werden die Einträge kontrolliert an die Steuerkanzlei weitergeleitet. Jeder einzelne Schritt ist sauber und übersichtlich dokumentiert, so dass jetzt auch eine Vertretung sofort den Überblick hat.“
Vorhandene Datenlücken werden sofort erkannt
Die modulon-Software zeigt eventuell vorhandene Lücken an, so dass der Bearbeiter bei Bedarf vor der Abrechnung eingreifen kann. Erst wenn die importierten Daten – inklusive dazu eingetragener Urlaubs- und Krankentagen – nach erfolgter Kontrolle als abgeschlossen markiert wurden, stehen sie zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Zusätzlich hat die Verwaltung über den neuen Ressourcenplaner von modulon wesentliche Informationen zu den Mitarbeitern sofort übersichtlich vorliegen, führt René Kerkhoff aus, gemeinsam mit Carolina Schoob geschäftsführender Gesellschafter von modulon Webservice: „Mit unserem neuen Ressourcenplaner wird das Controlling zukünftig noch einfacher. In einer praktischen Kalenderansicht kann sich der Nutzer gewünschte Informationen zu den Mitarbeitern aufrufen, vergleichen und gewinnt so den Überblick.“
Optimal an den Unternehmensbedarf angepasst
Um die Anforderungen des Kunden bestmöglich zu erfüllen, hat das modulon-Team die Anwendung in enger Zusammenarbeit mit den zuständigen Mitarbeitern konfiguriert. So galt es, für Kitlik Trans auch die Nacht- und Feiertagszuschläge zu integrieren. „Wir empfehlen ja wenig weiter, aber modulon unbedingt“, lobt Geschäftsführer Udo Mattern. „Die Umsetzung und Begleitung des Projekts lief sehr gut und immer schnell. Wir sind absolut überzeugt von diesem wirklich schönen Programm – bisher gab es eine Software wie diese nicht, die die Lohn- und Spesenberechnung so einfach macht!“
www.modulon.de
