Unternehmen steht ab sofort – neben dem EDI-Verfahren und qualifizierten signierten Rechnungen – eine dritte Möglichkeit zur Verfügung, Rechnungen elektronisch zu übermitteln: Der einfache Versand via E-Mail, vorausgesetzt, der Empfänger ist damit einverstanden. Die Zustimmung ist entweder explizit aktiv einzuholen oder gilt implizit per Duldung, also Annahme und Bezahlung. Der Empfänger muss jedoch, um den Vorsteuerabzug der Rechnung geltend machen zu können, mittels eines Kontrollsystems die Integrität und Authentizität der Rechnung sicherstellen. Wie das konkret auszusehen hat, hat der Gesetzgeber jedoch nicht definiert. Hier wäre in jedem Fall eine Verfahrensdokumentation sinnvoll. Stellt ein Betriebsprüfer aber fest, dass die Verfahrensdokumentation nach seiner Meinung unzureichend ist, kann er den Vorsteuerabzug für alle elektronischen nicht signierten Rechnungen streichen. Schließlich sind dann Authentizität und Integrität aller über diesen Kanal empfangenen Belege in Frage gestellt.
Elektronisch empfangene Rechnungen müssen nach dem Gesetz für zehn Jahre elektronisch archiviert werden. Damit die Lesbarkeit über diesen langen Zeitraum gewährleistet ist, müssen sie in ein langzeitstabiles Format konvertiert werden, was bei Dateien z.B. mit Word / Excel oder PDF Dateien mit aktiven Java-Inhalten, zu Schwierigkeiten führen kann.
Eine weitere Herausforderung ist die Datenerfassung beim Empfänger. Im Vergleich zum papierbasierten Pendant entfällt zwar die Digitalisierung; eine automatische Übernahme der Daten und deren Verarbeitung wie beim EDI-Verfahren ist nach wie vor jedoch nicht gegeben.
Darüber hinaus muss der Empfänger die Rechnungen auf Viren etc. scannen. Bei öffentlich kommunizierten E-Mail-Adressen für den Rechnungseingang ist mit hohem Spamaufkommen und manueller Überprüfung der E-Mails zu rechnen. Hinzu kommt, dass die Übertragung von E-Mails als Übertragungsprotokoll nach wie vor mit der Unsicherheit behaftet ist, dass der Empfang nicht oder nur bedingt nachgewiesen werden kann.
Schließlich muss der Empfänger für den elektronischen Rechnungsempfang zunächst organisatorische Rahmenbedingungen schaffen, die u.a. folgende Fragen beantworten: „Über welche E-Mail-Postfächer werden Rechnungen angenommen?“ „Wie wird sichergestellt, dass nicht im E-Mail-Postfach eines Mitarbeiters während dessen Abwesenheit Rechnungen schlummern, die dann als bereits zugestellt gelten?“ „Wie werden doppelt versendete Rechnungen, z.B. an rechnungseingang(at)kunde.de und mitarbeiter(at)kunde.de verarbeitet?“.
Achim Kauffmann fasst zusammen: „Für kleine und mittelständische Unternehmen kann der Rechnungsversand ohne qualifizierte elektronische Signatur eine unbürokratische, praktikable Lösung darstellen. Die bis dato noch nicht vorhandene Definition der Ausgestaltung von Kontrollsystemen ist allerdings ein nicht zu unterschätzender Faktor. Großunternehmen bietet er keinen Mehrwert, da die Datenerfassung – quasi analog Papier – weiterhin geleistet werden muss. Für diese Unternehmen sind Lösungen, die auf EDI basieren, weitaus zielführender, da sie die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format erhalten, die sie automatisch verarbeiten können.
Über die First Businesspost GmbH:
Die First Businesspost GmbH (1stbp) ist ein inhabergeführtes, unabhängiges Unternehmen mit Sitz in München und bietet Lösungen und Dienstleistungen rund um e-Invoicing.
Allein in 2010 verarbeitete 1stbp mehr als 3,5 Millionen Rechnungen. Rund 7.000 Lieferanten übermitteln ihre Daten über First Businesspost an mehr als 100 Empfänger, darunter die Hälfte der TOP 20 DAX Unternehmen in Deutschland. Referenzen sind u.a. Audi, BMW, Daimler, MAN, Volkswagen, Deutsche Telekom, Union Investment, Carrefour, Edeka, Metro Group, Otto und REWE. Weitere Referenzen werden auf unserer Homepage http://www.1stbp.de genannt.
Die selbst entwickelte Lösung ermöglicht Unternehmen jeder Größe, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen auszutauschen. Dabei werden die Daten auf Basis eines Druckertreibers sicher vollautomatisch erfasst, konvertiert, auf ihre Plausibilität geprüft und in der vom jeweiligen Empfänger vorgegebenen Struktur an diesen übermittelt. Somit entstehen keine Kosten für ein IT-Projekt auf der Lieferantenseite. Darüber hinaus sind keine Anpassungen im Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystem erforderlich. Die Kosten orientieren sich am Preis eine Briefmarke.
First Businesspost ist Gründungsmitglied des Verbandes elektronische Rechnung Deutschland, Mitglied im nationalen Forum elektronische Rechnung Deutschland, Mitglied im CEN Arbeitskreis elektronische Rechnung, Gründungsmitglied des europäischen Verbandes für e-Invoice Service Provider EESPA, Pilotpartner in den europäischen Projekten PEPPOL und auto-gration. First Businesspost ist Partner der Europäischen Automobil Industrie und des VDA. Das Unternehmen ist in den Ländern Deutschland, Österreich, Schweiz, Tschechische Republik, Slowakei, Ungarn, Rumänien, Polen und Spanien vertreten.
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