„Für die Konferenz hätte kein besserer Veranstaltungsort als Rom gewählt werden können, umhüllen doch gerade dort wegen fehlender erhaltener Unterlagen zahlreiche Mythen die Geschichte um die Entstehung der Stadt“, erklärte Stewart Rogers von Crawford Technologies. Genau solch dramatischen Verlusten kann PDF/A begegnen, das Ende 2005 als internationaler Standard für die Langzeitarchivierung veröffentlicht worden ist. Es ermöglicht eine dauerhafte Archivierung von digitalen Dokumenten, vor allem für die Verwaltung, Archive, Bibliotheken, Verlage, Banken, Versicherungen und Industrie. Der neue Normteil PDF/A-2, der kurz vor seiner Veröffentlichung steht, bildete den Schwerpunkt der Konferenz. Experten informierten über die Weiterentwicklung des Standards und erläuterten, ob, wann bzw. wie eine Umstellung sinnvoll ist.
Zusammen mit einer gut präsentierten Ausstellungsfläche, auf der Unternehmen ihre ersten „PDF/A-2 ready“-Lösungen vorstellten, deckte die Konferenz die Bedürfnisse der Teilnehmer sämtlicher Level ab. Sowohl Teilnehmer, die gerade die Grundzüge von PDF/A erfassen, als auch fachlich versierte Besucher kamen auf ihre Kosten. Der erste der drei Konferenztage war von Wissen vermittelnden und praktischen Workshops geprägt.
Im Anschluss daran trafen sich Mitglieder des PDF/A Competence Center, um die Arbeitsergebnisse des vergangenen Jahres zu diskutieren und um Pläne zu besprechen. Das Treffen endete mit der Wahl des neuen Vorstandes. Der neue Vorstandsvorsitzende ist Olaf Drümmer. Er erklärte: „Ich freue mich sehr darauf, die Geschicke des PDF/A Competence Center führen zu können. Dabei sehe ich eine Hauptaufgabe darin, den Informations- und Erfahrungsaustausch unseres Verbandes auf die weiteren Standards im PDF-Umfeld auszudehnen.“ Olaf Drümmer bringt umfangreiche Expertise mit. Als Geschäftsführer der beiden Berliner Unternehmen callas software GmbH und axaio software GmbH ist er seit 1990 in der Printpublishing- und Dokumentmanagement-Industrie tätig und gilt weltweit als ausgewiesener Experte für PDF und Colormanagement. Unter anderem wirkt er aktiv an der ISO-Standardisierung von PDF/X (seit 1999) und PDF/A (seit 2002) mit. Er ist Mitglied in mehreren internationalen Institutionen und Verbänden, wie der DIN, ECI, Ghent PDF-Workgroup und PDF/X-ready.
Der neue stellvertretende Vorstandsvorsitzende, Duff Johnson, ist ebenfalls anerkannter PDF-Experte. Seit 1993 ist er in diesem Bereich tätig, und als CEO von Appligent Document Solutions hat er zahlreiche Artikel, Blogs und Forumsbeiträge verfasst, zum Beispiel für Planet PDF. „Ich freue mich sehr über meine Wahl. Der ISO-Standard gewinnt auch international immer mehr an Bedeutung, insbesondere in den USA wird man sich mehr und mehr der Vorteile bewusst. Hier gilt es, die Verbreitung von PDF/A weiter voranzutreiben“, erklärte er. Der bisherige Vorsitzende Harald Grumser bleibt im Vorstand des PDF/A Competence Center, in dem sich außerdem Stewart Rogers von Crawford, Carsten Heiermann von LuraTech und Dr. Bernd Wild von der intarsys consulting GmbH engagieren. Geschäftsführer ist weiterhin Thomas Zellmann.
In diesem Sinne fand dann an den beiden folgenden Tagen ein umfangreiches Seminarprogramm statt. Es beinhaltete Themen wie Gesetzesfragen, Bibliotheken, Metadaten und B2C-Hinweise. Zum ersten Mal wurde ein Track zur Barrierefreiheit von Dokumenten eingeschlossen, um auf die Bedürfnisse von Menschen mit Lesebeeinträchtigungen – 30 Millionen in Europa und 25 Millionen in den USA – aufmerksam zu machen.
Auch in diesem Jahr konnten kompetente Redner gewonnen werden. So referierte Stephen Levenson, IT-Spezialist für Strategie und Planung beim Administrative Office der US Courts in Washington, über die Einführung von PDF/A in den USA, während Betsy Fanning von der AIIM den „Fahrplan“ für PDF/A-2 und PDF/A-3 präsentierte.
Über PDF/A
PDF/A ist der ISO Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Die Vorteile von PDF/A, wie zum Beispiel die Fähigkeit zur Volltextsuche, machen es zu einem bevorzugtem Archivierungsformat, das bei zahlreichen internationalen Behörden und Unternehmen das TIFF-Format inzwischen verdrängt hat.
Über das PDF/A Competence Center
Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Der Vorstand setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen Appligent Document Solutions Inc., callas software GmbH, Compart AG, Crawford Technologies Inc., intarsys consulting GmbH und LuraTech Europe GmbH zusammen. Innerhalb von weniger als zwei Jahren traten über 100 Unternehmen und diverse Experten aus mehr als 20 Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglieder bei.
orstandsvorsitzender ist Olaf Drümmer, Geschäftsführer der callas software GmbH. Duff Johnson, CEO der Appligent Document Solutions, ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.
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