Das M-Files ECM ist komplett in die MS Office Welt integriert, damit arbeiten die Anwender immer in ihrer gewohnten Arbeitsoberfläche. Weiterer wesentlicher Punkt für die Entscheidung für M-Files war dessen einfache Suchfunktion.
Mit M-Files hat Arabesque keine komplexe ECM-Suite eingeführt, sondern eine Lösung, die schnell produktiv einsetzbar und dabei leicht skalierbar ist. Als Gold-Partner von M-Files übernahm die DMSFACTORY die Installation des Systems: Aufgesetzt auf der vorhandenen SQL-Datenbank war das System nach kurzer Zeit einsatzbereit. Gemeinsam bauten Arabesque und DMSFACTORY eine Import-Strecke für Dokumente auf. Nach einer Woche war das System nach Vorarbeiten bereit für den produktiven Betrieb.
Alle neuen und selbsterzeugten Dokumente im Unternehmen legen die Mitarbeiter/innen direkt in M-Files ab. Über die Microsoft Office-Integration zum einen die selbsterstellten Office-Dokumente und zum anderen alle in Papierform eingehenden Schriftstücke durch Digitalisierung. Alle Dokumente können so einem erweiterten Benutzerkreis zugängig gemacht werden – jeweilige Berechtigung zur Nutzung können in M-Files sehr schnell erteilt bzw. eingeschränkt werden.
Nach ihrer Ablage im System können die Beschäftigten nach beliebigen Begriffen suchen und finden sofort das richtige Dokument. Arabesque konnte dadurch auch seine Wirtschaftsprüfung signifikant beschleunigen. Der Wirtschaftsprüfer setzt sich einen Tag an das System und will für seine Arbeit gar keine physischen Rechnungen mehr sehen. Er arbeitet genauso intuitiv mit der Software wie die Kollegen/innen von Arabesque. So werden mit M-Files Dokumente besser verwaltet, gefunden und geteilt.
