Im März 2007 war es soweit: Das Regierungspräsidium Kassel führte die elektronische Akte ein und übermittelt seitdem Einspruchssachen in Verkehrsordnungswidrigkeiten an die Staatsanwaltschaft Kassel vollständig papierlos. Alle Sachgebiete in der Zentralen Verwarnungs- und Bußgeldstelle des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Kassel (ZBS) wurden dazu auf die papierlose Bearbeitung umgestellt. Die Basis für das System bilden Hochleistungsscanner von Microform. Sie bestechen nicht nur durch hervorragende Scanergebnisse in Schwarz-Weiss und Farbe, sondern übernehmen automatisch die Zuordnung der verarbeiteten Dokumente zu verschiedenen Dokumententypen.
Rund 1,4 Millionen Ordnungswidrigkeiten (OWi) bearbeitete das Regierungspräsidium Kassel im Jahr 2009. Davon gehen ca. 23.000 Vorgänge als Einsprüche weiter an die Justiz. „Für die zentrale Bußgeldstelle heißt das, dass circa 10.000 Poststücke täglich durch die Hände verschiedenster Mitarbeiter gehen würden – wenn wir die frühere Vorgehensweise beibehalten hätten“, sagt Andreas Werner von der IT-Abteilung bei der zentralen Bußgeldstelle (ZBS) in Kassel. Das würde nicht nur einen enormen Arbeitsaufwand beim Regierungspräsidium in Kassel bedeuten. Soviel Papier zu verwalten nimmt auch Unmengen an Platz in Anspruch. Damit nicht genug: „Der Aufwand geht ja in den nachgeordneten Stellen weiter – wenn wir etwa Vorgänge in Papierform an die Staatsanwaltschaft oder das Gericht senden, mussten die Daten in der Vergangenheit regelmäßig erneut erfasst werden“, erklärt Werner.
Das hessische Justizministerium hat darum mit der Zentralen Verwarnungs.- und Bußgeldstelle unter enger Beteiligung der ekom21 GmbH ein System für den „elektronischen Rechtsverkehr in OWi-Sachen“ entwickelt und damit die papierlose Akte auf der Justizebene eingeführt. Dieses Projekt in Kassel ist bislang das einzige in Deutschland, bei dem ein behördenübergreifender elektronischer Aktenaustausch zwischen der zentralen Bußgeldstelle, der Staatsanwaltschaft und den Gerichten realisiert wurde. Das System läuft jetzt seit drei Jahren produktiv. Die Bußgeldstellen in Frankfurt, Stuttgart, Karlsruhe und Hamburg haben sich ebenfalls für eine papierlose Bearbeitung auf der Basis von Microform-Lösungen entschieden. Auch dort wird über die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs nachgedacht.
Das Kernstück der Scan-Lösung bei der ZBS stellen zwei Hochleistungsscanner vom Typ MF S 385 und einer vom Typ MF S 455 von Microform dar. Bereits beim Scanvorgang erkennen die Geräte 2D-Barcodes. Anhand dieser Information ordnen die Scanner die verarbeiteten Dokumente automatisch dem Hauptordnungskriterium „Aktenzeichen“ und den zugehörigen Dokumententypen zu. Für ein zusätzliches Plus sorgt insbesondere die Farbfunktion des MF S 455. Häufig enthalten die Belege auch aufgeklebte Farbfotos – beispielsweise bei Unfallakten –, die der Scanner dank des einzigartigen Transportsystems übrigens problemlos verarbeitet. Als Scansoftware setzt man bei der ZBS auf DpuScan Gold vom Microform-Partner Janich & Klass. Mit Hilfe der automatischen Farberkennung entscheidet das System beim Scanvorgang selbständig, ob Images in Schwarz-Weiß oder Color angelegt werden sollen. Diese Vorgehensweise spart wertvolle Speicherkapazitäten ein, während gleichzeitig wichtige Informationen farbiger Dokumente erhalten bleiben. „Farbimages erhöhen die Akzeptanz der elektronischen Akte ungemein“, argumentiert Werner und unterstreicht: „Auf den Fotos sind oft Unfallsituationen oder andere Ermittlungsergebnisse festgehalten, die sich in Farbe natürlich leichter erkennen lassen als in Schwarz-Weiß. Daher sorgen die farbigen Images auch für eine eindeutigere und daher effizientere Beweismittelwürdigung vor Gericht“.
Seit der Einführung des „papierlosen Büros“ sind bei der ZBS deutlich weniger Mitarbeiter mit dem Handling von Papierakten beschäftigt. Dadurch freigewordene Kapazitäten können in andere Abläufe eingebunden werden, was wiederum eine deutliche Produktivitätssteigerung und einen effizienteren Arbeitseinsatz gewährleistet. Mehr noch: Mit den schrumpfenden Papierbergen verringerte sich auch der Platzbedarf soweit, dass das Regierungspräsidium nach Einführung des Systems vor drei Jahren die Mitarbeiter von einer Außenstelle in die Zentrale holen konnte – und dadurch Mietausgaben von 150.000 Euro pro Jahr einspart. Außerdem hat die elektronische Akte auch die Bearbeitungszeit einzelner Vorgänge zusätzlich erheblich verkürzt.
„In drei Jahren erfolgreichem Betrieb hat sich bestätigt, dass wir von diesem System nur profitieren. Wir werden es darum auch in Zukunft um zusätzliche Funktionen erweitern“, sagt Werner. So ist geplant, noch im September einen der beiden MF S 385 Scanner durch einen MF S 402 zu ersetzen. Werner: „Dazu werden wir die DMS EXPO in Stuttgart besuchen und uns vor Ort am Microform-Stand (Stand: 7D37) von der Leistungsfähigkeit des Scanners überzeugen. Wir möchten unsere Zusammenarbeit mit Microform auf jeden Fall fortsetzen.“ Auch sei geplant, im kommenden Jahr von der derzeitigen Client-Version von DpuScan auf die serverbasierte Variante der Scansoftware umzusteigen.
Wie das System arbeitet, wollen die hessischen Behörden neben anderen Neuheiten rund um den elektronischen Datenaustausch bei der CeBIT 2011 in Hannover zeigen. Darunter ist unter anderem ein Internetportal zur Online-Anhörung: Betroffene können dort mit einem persönlichen Zugang Vorgänge einsehen und Stellungnahmen abgeben.
Über Microform
Die Microform GmbH wurde 1994 gegründet. Seither entwickelt, produziert und vertreibt Microform Hochleistungs-Dokumentenscanner und Archivkomponenten. Mit dem Best Image Quality Konzept hat Mikroform es sich zur Aufgabe gemacht, komplette und auf individuelle Anwenderbedürfnisse zugeschnittene Scan-Lösungen anzubieten und diese im Austausch mit dem Kunden ständig weiter zu entwickeln.
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