Das neue Softwaremodul für Projekt- und Anlagenbau weckte bei einer ersten Präsentation, einige Wochen vor der Hannover Messe, bereits großes Interesse bei der entsprechenden Zielgruppe. Speziell im Projektgeschäft ist es so, dass häufig nur 10 Prozent der Dokumentationen tatsächlich die Anlagen und Bereiche betreffen, die der Hauptauftragnehmer selbst fertigt. Weitere 40 Prozent sind Konstruktionsunterlagen, Zeichnungen, Stücklisten und Pläne, die diese eigenen Dokumentationen ergänzen. Die übrigen 50 Prozent sind wiederum Zulieferdokumentationen, die sich ausschließlich mit den Bestandteilen beschäftigen, die in Gänze von Dritten eingebracht werden.
Mit dem neuen Softwaremodul wurde eine übergeordnete Struktur geschaffen, in der nicht nur eigene Inhalte verwaltet und gepflegt werden, sondern sämtliche mit dem jeweiligen Projekt zusammenhängende Dokumente.
„Strukturen schaffen” – damit hatte die gds AG in ihrem Mailing zur Hannover Messe geworben und auf diesem Weg eine beeindruckende Zahl von Interessenten an den Gemeinschaftsstand des OWL Maschinenbau holen können. Dabei ist das neue Softwaremodul eigentlich nur ein (wenn auch wesentlicher) Bestandteil der neuesten docuglobe Version 6.2. Auch die weiteren Neuerungen in dieser Generation der Redaktionsumgebung bieten erhebliches Einsparpotenzial an Aufwand und nicht zuletzt Zeit.
Online-Hilfe im Handumdrehen
Durch eine technische Überarbeitung erfährt zum Beispiel die Online-Hilfe-Funktion eine deutliche Performanceverbesserung. Die Erstellung aktueller HTML- oder CHM-Hilfen wird vereinfacht und erheblich beschleunigt. Anders als in der Vorgängerversion setzt docuglobe künftig bei der HTML-Konvertierung auf Java und Open-XML, was zu einer wesentlichen Verbesserung der Leistungsfähigkeit führt und im Konvertierungsprozess eine Zeitersparnis von 80 bis 90% erzielt.
Eine Restrukturierung des Systems vereinfacht zudem die kundenindividuelle Layoutanpassung der Hilfen und ermöglicht die reibungslose Integration in die unternehmenseigene Außendarstellung. Die Navigation wird einfach über die gegebene Überschriftenstruktur generiert, während vorhandene Indexeinträge die Basisparameter für die Indexierung der Hilfe liefern. Das Ausgangsdokument bietet durch das OpenXML-Format eine ideale Voraussetzung für die einfache und schnelle Umwandlung der Inhalte in ein beliebiges Ausgabeformat.
Alte Links und neue Ziele
Der Einsatz von Links und Verweisen in Dokumenten ist eine nützliche Sache. Mit der Version 6.2 verwaltet docuglobe diese als eigene Elemente in der Objektliste und hebt so deren Abhängigkeit von einzelnen Modulen der Dokumentation auf. Die praktischen Helfer lassen sich nunmehr dokumentenspezifisch verwenden, ohne dass das Risiko besteht, aktive Verweise ins Leere laufen zu lassen. Eine erhebliche Verringerung potenzieller Fehlerquellen ist die direkte Folge. Dabei wird die Flexibilität in der Verwendung von Links und Verweisen erhöht. Querverweise lassen sich mit wenigen Klicks als eigenständige Objekte in der Dokumentenliste definieren und können dabei auf beliebige Elemente, natürlich auch modulübergreifend, zielen. Sie sichern den Anwendern unverändert die maximale Funktionalität und komfortable Navigationsoptionen.
Die Version 6.2 macht deutlich, dass mit jeder docuglobe-Weiterentwicklung ein weiterer Schritt in die standardisierte XML-Welt erfolgt. Dabei setzt docuglobe auf OpenXML, ein offener XML-Standard (ECMA-376 seit Dezember 2006 sowie ISO/IEC 29500 seit April 2008) der auch von älteren Wordversionen (ab Word 2000) unterstützt werden kann.
Entscheidet sich also eine Redaktion für die Arbeit mit docuglobe, muss deshalb nicht zwingend ein Update von Word angeschafft werden.
Mit den beschriebenen Ergänzungen und Updates baut gds konsequent die Single-Source-Publishing-Funktionalität der Redaktionsumgebung aus und schenkt den Anwendern weitere Flexibilität in der Ausgabe sowie erhöhte Kontrolle über die Dokumentenqualität.
Über global document solutions: (gds.eu)
Kunden der gds AG nutzen vielfältige Lösungen für die Technische Dokumentation. Als Software-Entwickler vertreibt gds die Redaktionsumgebung docuglobe, die mit MS Word als Editor arbeitet. Basierend auf dem Prinzip der Modularisierung, senkt docuglobe die Kosten für produktbegleitende Unterlagen nachweislich um 50-70%. Mit dem Terminologie-Werkzeug docuterm bietet gds eine Lösung zur Sicherstellung konsistente Benennungen.
Im Dienstleistungsbereich documate nutzen Kunden komplexe Serviceleistungen: Technische Redaktion, Übersetzung und Grafik. Von der Auslagerung kleiner Dokumentationsprojekte bis hin zum vollständigen Outsourcing der Technischen Dokumentation. Nicht zuletzt reduzieren die Kunden durch documate ihr Haftungsrisiko in diesem sensiblen Bereich. Abgerundet wird das Angebot durch docuconsult, dem Fachbereich für Analyse, Beratung, Schulung, Workshops und Seminaren, jeweils mit dem Fokus auf aktuelle Entwicklungen in der Technischen Dokumentation.
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