Dringender Handlungsbedarf in vielen Verwaltungen und Unternehmen
Zum Ende des Jahres werden weit über 90% der Bürger technisch nicht mehr in der Lage sein, PDF-Formulare im Browser zur Datenerfassung auszufüllen. Jede Kommune oder Verwaltung, die den digitalen Zugang über die Verwendung von PDF-Eingabeformularen geschaffen hat, muss kurzfristig eine andere Lösung finden. Mit Blick auf das E-Government-Gesetz sollten einmal digital geöffnete Verfahren nicht wieder auf das Papierformat zurückfallen. Auch im Sinne der Bürgerorientierung wird keine moderne Kommune diesen technologischen Wandel verschlafen wollen. Die Experten für Online-Formulare aus Dettingen/Teck können betroffenen Verwaltungen innerhalb von wenigen Wochen helfen und zusätzlich vielversprechende Zukunftsperspektiven eröffnen.
Eine schnelle Lösung verbunden mit nachhaltigem Umstieg auf moderne Technologien
Als schnelle Lösung werden alle bestehenden PDF-Eingabeformulare über einen neuen, intelligenteren Mechanismus von cit bereitgestellt und können so weitergenutzt werden. Diese Funktionalität funktioniert mit allen PDF-Eingabeformularen gleich welcher Herkunft. Mit diesem Umweg ist der digitale Zugang zunächst einmal gerettet - wenn auch zugegeben wenig elegant.
Für PDF-Eingabeformulare, die häufig genutzt werden, werden in einem zweiten Schritt sogenannte Formular-Assistenten generiert, die die PDF-Eingabe ersetzen. Formular-Assistenten führen den Nutzer durch eine strukturierte Abfolge intuitiver und moderner Bearbeitungsmasken. Je nachdem, welche Angaben der Bürger macht, erkennt das assistentengestützte Formular, welche Schritte als Nächstes unternommen werden bzw. welche Felder überhaupt angezeigt werden müssen. Moderne Bedienelemente wie Auswahllisten, die Kalenderfunktion oder auch eine Karteneinbindung erleichtern zudem das Ausfüllen und senken die Fehlerquote. So erlauben Formular-Assistenten eine mediengerechte Erfassung der Daten im PC-Browser, auf dem Tablet oder dem Smartphone.
Automatisierte Umwandlung auch für große Formularmengen
Die Umwandlung der PDF-Eingabeformulare in Formular-Assistenten kann weitgehend automatisiert erfolgen. Dafür ist es unerheblich, wie die PDF-Formulare entstanden sind oder mit welchem Formularserver sie in der Vergangenheit verwaltet wurden.
Die bestehenden PDF-Formulare werden von einem speziellen Konvertierungstool eingelesen und in wenigen Minuten in moderne Formular-Assistenten umgewandelt. Zusätzlich können im Assistenten auch für die Bearbeitung erforderliche Belege, Nachweise oder Dokumente sehr einfach hochgeladen werden. Kombiniert man dies nun noch mit den Modulen für E-Payment, eID-Funktion und Fall- und Anliegenmanagement, können aus einfachen PDF-Eingabeformularen effizient umfassende E-Government-Lösungen werden.
Kostenlose Analyse und Umwandlung eigener Beispiel-Formulare
Für betroffene Kommunen bietet cit einen entsprechenden Service an. Auf Wunsch analysieren die Experten eine Auswahl von bis zu drei Formularen und ermitteln so den Umstellungsaufwand. Als Ergebnis der Analyse erhalten Interessenten dann von cit einen Link auf die Formular-Assistenten, die durch die Migration der bereitgestellten PDF-Formulare erstellt wurden, ein unverbindliches Angebot über einen cit-intelliForm-Formularserver mit Migrations-Erweiterung sowie einen Terminvorschlag für eine Präsentation vor Ort oder per Websession. Beim Kauf der Formular-Assistenten-Technologie nimmt cit den alten Formular-Server in Zahlung.
"Wir sind immer wieder erstaunt, wie oft die überholte PDF-Eingabe in der Verwaltung noch verwendet wird. Wer nicht in die Steinzeit des Papierformulars zurückfallen will, muss nun handeln", sagt Klaus Wanner, Geschäftsführer bei cit. "Mit unserem kostenlosen Testangebot zeigen wir Verwaltungen auf, wie ihre Formulare als moderne Online-Formulare aussehen würden und welcher Aufwand für die Umstellung zu erwarten ist. Unsere Abwrackprämie für die alte Technologie macht den Umstieg auch wirtschaftlich attraktiv."
Interessenten können über diesen Link ein Angebot anfordern und dabei die eigenen PDF-Formulare zur Analyse bereitstellen:
https://forms.cit.de/intelliform/forms/cit/testkunde/angebot_anfordern/…
Mehr Informationen zu den cit-Lösungen im Bereich Formularmanagement, Fallmanagement und Antragsmanagement für die öffentliche Verwaltung und Unternehmen:
http://www.cit.de/loesungen
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