KI VO Persönliche Haftung GF - Fristablauf, Fakten, TODOS

Was Geschäftsführer jetzt angehen sollten: Privat-Haftungs-Stopp bei KI sicherstellen

KI VO-Umsetzungs-Frist: ab 02. August 2026 gilt Privathaftung und Fürsorgepflicht bei beruflicher Nutzung von KI

Aktuell nutzen in Deutschland laut Umfrage des IFO Instituts durchschnittlich nur ca. 54% der Unternehmen Anwendungen, die die so genannte Künstliche Intelligenz beinhalten. Deutlich geringer ist die Zahl bei kleinen Betrieben bis ca 50 Mitarbeitenden. Dort nutzen laut der Umfrage nur 17% KI. Für alle gilt: Sie müssen die Vorgaben des EU AI Acts erfüllen. Die Frist hierfür läuft ab: Am 2. August 2026 ist es soweit und die EU-Regeln gelten ab dann für alle Betriebe, die KI nutzen. 

Vielen Geschäftsführenden ist nicht bewusst, dass der AI Act sowohl in die Privat-Haftung greift als auch Bestandteil der Fürsorgepflicht ist. Wer die Vorgaben der KI-Verordnung umgesetzt hat, kann jedoch einen Haken an diese Anforderung setzen. 

Erfahren Sie von uns, was Sache ist und was Sie tun können 

Nach wie vor haben zahlreiche Betriebe nicht mit der Umsetzung der KI Verordnung gestartet. Unter vier Augen sagen viele Geschäftsführende ganz offen: "Schon wieder so eine Vorgabe. Wir haben einfach keine Zeit dafür und auch kein Personal." Sie fühlen sich gegängelt von zunehmenden Anforderungen seitens der EU. 

Das führt in einigen Fällen dazu, dass die Umsetzung "geschoben" oder aber im hektischen Arbeitsalltag vergessen wird. Geschäftsführende tun jedoch gut daran, sich mit der Implementierung jetzt, vor dem Beginn der Haftung, zu befassen. 
Auch Unternehmen, die die KI-VO bereits umgesetzt haben, sollten noch einmal prüfen, ob sie alles, was relevant ist, tatsächlich berücksichtigen und ob die Maßnahmen ausreichen.

Drei Gründe dafür nennen wir im Folgenden:
1) Privathaftung: Bedingt durch entweder Produkthaftungsgesetze oder aber (viel eher der Fall) nach dem BGB z.B. bei Beschwerden, Klagen oder ähnlich gelagerten Aspekten greift die Privathaftung, falls der AI Act nicht umgesetzt wurde.

2) Fürsorgepflicht: Der AI Act gehört zu den Sorgfaltspflichten der Geschäftsführung. Mitarbeitende sind z. B. über die Risiken und über die Pflichten bei der Nutzung von Künstlicher Intelligenz zu informieren und aufzuklären.

3) Umsetzung vor Fristablauf: Die Umsetzung benötigt ausreichend Zeit und umfassendes Know-how. Pflicht sind laut AI Act allenfalls nicht nur die Erstellung einer Risikoananalyse und einer Policy (was grob bedeutet: Prozessabläufe schriftlich fixiert), sondern damit verbunden insbesondere auch die Schulung von Mitarbeitenden. 

Vor allem gilt dies, wenn Tools genutzt werden, die in den "Risiko"-Bereich fallen. Darunter können gehören z. B. HR Tools für Bewerbungen oder z.B. Tools zur Auswertung von Kundenperformance-Daten und darauf aufbauende Entscheidungen.

Die Frist hierfür ist der 2. August 2026. Dann gelten nicht nur für die Unternehmen, die (Hochrisiko) AI zur Verfügung stellen (also im weitesten Sinne, diese AI Tools "herstellen" - zB Open Ai, Microsoft, IBM etc.) sondern auch für diejenigen Unternehmen, die die "Maschinen" und Technologien im Unternehmen nutzen (d.h. im "Sprech" des AI Act, der KI Verordnung so genannte Betreiber sind).

 

Was kann passieren, wenn Sie nicht AI Act compliant sind 

Compliant heisst: Die Erfüllung der Pflicht ist erledigt. Falls Sie sich den Vorgaben nicht fügen, z. B. keine Policy erstellt haben und die Mitarbeitenden nicht schulen, obwohl Sie die Technologie nutzen, sind sie also nicht compliant. Mögliche Folgen:

1. Abmahngefahr
2. Klagen / Schadensersatz (gesetzlich gilt die Umkehrbeweislast - Unternehmen bzw. die Geschäftsführenden müssen nachweisen können, dass Sie alle Vorgaben erfüllen - nur auf diese Weise können Sie sicher stellen, dass Sie aus der (Privat-)Haftung sind.
3. Anfragen seitens Behörden (achten Sie auch auf Fake Anfragen, stelle Sie also sicher, dass die echte und passende Behörde tatsächlich anfragt)*
4. Nicht Einhaltung führt laut offiziellen Stellen darüber hinaus zu hohen Strafen (die jedoch für kleine und mittlere Unternehmen in "angemessenem" Rahmen zu vergeben sind).

*Es besteht die so genannte Auskunftspflicht für Unternehmen. Das bedeutet: Falls eine zuständige Behörde anfragt und Sie um Rückmeldung bittet, sind Sie verpflichtet, darauf innerhalb von 14 Tages zu reagieren.

Soweit nun also die Faktenlage. Und hier liegt auch für Geschäftsführende die Krux. Nüchtern betrachtet: macht es Sinn, das Thema vom Tisch zu räumen und zu erledigen. 

Was ist zu tun? Wie kann das Thema ad acta gelegt werden?

Grundsätzlich gilt: Um die KI VO zu erfüllen, sollten Sie handlungsfähig sein. Dies wiederum bedeutet: Es gilt, Maßnahmen zu ergreifen, Prozesse zu etablieren, Unterlagen zu erstellen und auskunftsfähig zu sein. Es gibt vielfältige Angebote, um aktiv zu werden. Zahlreiche sind wiederum rein KI gesteuert. Ob diese zuverlässig sind und alles berücksichtigen, kann nur durch Prüfung beurteilt werden.

Andere Angebote werden von Beratern und Beratungsunternehmen angeboten. Meistens jedoch sind mit diesen hohe Kosten verbunden oder auf Dauer kostspielige Abonnements, bei deren Kündigung die Betriebe oftmals quasi wieder von vorne anfangen müssen.

Warum Abos dennoch prinzipiell Sinn machen

Letztlich bieten die Abos den Unternehmen fortlaufende Aktualisierungen. Die kann notwendig sein und macht Sinn: aus unterschiedlichen Gründen, die wir nennen.

1) Der AI Act sieht eine fortlaufende überwachung und Aktualisierung vor

2) AI Technologien, insbesondere Software, die Sie nutzen, führen manchmal ein "Eigenleben": AI Funktionalitäten werden, manchmal leider ohne Ihr aktives Zutun oder gar ohne Ihr Wissen, dazu geschaltet. Zusätzlich können Updates geliefert werden, die Sie für Ihre compliance einspielen müssen.

3) Alternativ entscheiden Unternehmen, ein neues oder weiteres Tool zu nutzen, den Anbieter zu wechseln, oder neue Funktionalitäten zu nutzen etc.

Ein regelmäßiger Check macht also nicht nur Sinn, sondern ist notwendig. Dennoch gilt es, "die Kirche im Dorf" zu lassen, d.h. die Kosten nicht unnötig ins Unendliche zu treiben. Dies gelingt selbstverständlich, in dem Sie Kosten und Anbieter umfassend vergleichen - dies bestenfalls auch fortlaufend, da regelmäßig neue Anbieter auf den Markt kommen - oder aber: in dem Sie intern einen Mitarbeitenden bestimmen, der Ihr "KI-Beauftragter" wird und die Umsetzung und fortlaufende Checks übernimmt.
 

FAZIT
Im Fazit gilt es also, nun entweder die KI VO umzusetzen oder aber die vorhandenen Maßnahmen und Unterlagen vor Ablauf der Frist auf Vollständigkeit zu prüfen und ggf. zu aktualisieren. 
Mit einem aktuellen vorbereiteten Dokumentations-Paket und stringenter Umsetzung und Einhaltung sämtlicher geforderter Maßnahmen, sind Betriebe und insbesondere deren Geschäftsführenden auch gewappnet vor externen "Anfragen" oder im Fall eines Auskunftsersuchens einer verantwortlichen Behörde.