An dieser Stelle könnte der Verdacht aufkommen, das PaperOffice eine hoch entwickelte Maschinen-Intelligenz ist, vor der in Filmen wie Matrix oder I-Robot kräftig gewarnt wird. Nun, die Weltherrschaft will PaperOffice DMS nicht an sich reißen, aber eines ist richtig, PaperOffice DMS ist intelligent.
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Dokumentenmanagement System PaperOffice - Innovative Lösung Ihrer Belegerfassung
PRESSEMITTEILUNG/PRESS RELEASE
Die Erfassung von Belegen, von denen es in jedem Unternehmen eine ganze Anzahl unterschiedlicher Art gibt, kann nervtötend langweilig sein. Sie kann Unmengen an Zeit kosten, die sich besser verwenden ließe. Sie ist mit Vorschriften und Vorgaben verbunden, die es zu beachten gilt. Kurz gesagt, eigentlich eine Arbeit für Leute, die irgendetwas ganz Schreckliches getan haben und dafür nun büßen müssen. Die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice hat noch nie etwas Schreckliches getan und macht es trotzdem, die Arbeit der Belegerfassung. Tag für Tag und dies in über 900.000 Unternehmen überall auf der Welt. Dazu macht sie es auch noch geradezu perfekt, ganz ohne Kaffeepause oder Erkältungswoche, dazu rechtskonform und jederzeit bereit, etwas Neues anzufangen.
PIA in PaperOffice – einfach professionell
Die Digitalisierung im Büro schreitet voran, doch in vielen Firmen werden die Vorgänge der analogen Archivierung im Computer einfach gespiegelt. Nach dem Scannen der Belege werden diese meist nur in einem entsprechenden Ordner abgelegt und nach Bedarf aufgerufen. Ähnlich wie früher das reale Papier in der Hängeregistratur verstaut wurde. Das aber hat in einem digitalen Umfeld nicht nur einen Haken. Herkömmliche Betriebssysteme sind bezüglich Datenschutz und Manipulationssicherheit als Beleg-Archive nicht geeignet. Abgesehen von möglichen Attacken mittels Schadsoftware wie Ransomware zeigt sich auch der Gesetzgeber längst nicht mehr zufrieden mit solch sehr einfachen Lösungen der digitalen Belegarchivierung.
Schon im Jahr 2001 wurden die ersten Grundsätze zur digitalen Belegarchivierung veröffentlicht und mit den GoBD im Jahr 2014 erneuert. Im Jahr 2020 wird das entsprechende Gesetz zu den GoBD (§ 146a der Abgabenordnung) noch einmal verschärft. Dann muss die digitale Belegerfassung über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung laufen. Eine Sicherheitseinrichtung, wie sie PaperOffice bereits hat.
PaperOffice DMS – erfassen, sichern, kontrollieren
Das Dokumentenverwaltungssystem PaperOffice sorgt von Anfang an dafür, das zu archivierende Belege so behandelt werden, das hinsichtlich Datensicherheit und rechtskonformer Speicherung alles glattläuft. Direkt nach dem Einscannen oder der elektronischen Übermittlung wird die Belegerfassung protokolliert und in einem Passwortgeschützten Bereich verwaltet.
Das ist das Arbeitsumfeld von PIA, der KI in PaperOffice, die nun mit dem Auslesen der Daten des Beleginhaltes beginnt. Durch einen Abgleich mit bereits hinterlegten Daten kann PIA automatisch neu hinzugekommene Belege richtig einordnen oder einen neuen Datenstamm anlegen. Zugleich erfolgen das Auslesen bestimmter Schlagwörter und deren Indexierung. Das Auffinden von Belegen wird so nicht zu einem Fall für Gedächtniskünstler, es genügen einfache Begriffe, um in der PaperOffice-Suchmaschine den richtigen Beleg blitzschnell zu finden.
PIA geht aber noch weiter und erstellt aus den Daten der Belege Formulare und Listen, die nach Bedarf für den Kunden- und Geschäftsverkehr eingesetzt werden können. Natürlich ebenso für den internen Gebrauch und alles lässt sich mit wenigen Klicks erledigen, ob nun die Übersendung von Daten an den Steuerberater oder Auswertungen aus Produktion oder Lager für die Geschäftsführung. Mit PaperOffice DMS wird eine Software eingesetzt, die den Ansprüchen des Gesetzgebers entspricht, die sich aber auch schnell zum Dreh- und Angelpunkt im Büro entwickelt. Die Belegerfassung ist nur ein Segment der clever aufgebauten Software. So überzeugt beispielsweise auch das Workflow-Management von PaperOffice in jeder Hinsicht und in Kombination mit einem NAS-Server wird PaperOffice zum sicheren Hort für alle betrieblichen Daten.
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