Zwar urteilt jeder fünfte der fast 300 befragten Business-Manager, die Verbreitung des Document Sharing im Business-Umfeld sei letztlich eine Frage des Datenschutzes und der Sicherheitslevel. Auf diesen Aspekt will es etwa die Hälfte der Firmenvertreter aber nicht reduzieren. Sie sind sich entweder bereits sehr sicher oder haben zumindest eine gewisse Erwartung, dass solche Verfahren des Teilens eine Zukunft haben werden. Lediglich ein knappes Drittel der Befragten ist skeptisch und glaubt nicht daran, dass solche Cloud-Dienste auch für Unternehmen sinnvoll sein können.
Doch für eine positivere Einschätzung spricht nach Meinung von 60 Prozent der Befragten, dass über das Document Sharing eine engere Vernetzung mit den Zielgruppen erreicht werden könnte. Ähnlich viele erwarten Ersparnisse bei den Kommunikationsaufwänden. Aber auch schnellere Kommunikations- und Abstimmungsprozesse, weil alle Sharing-Beteiligten über die gleiche Informationsbasis verfügen, wird von vielen als interessanter Nutzen angesehen. Hinzu kommt nach Meinung von zwei Dritteln der Business-Manager: Solche Verfahren würden auf eine hohe Benutzerakzeptanz stoßen, dieser Vorteil sollte genutzt werden. Und zwar bei den Kunden ebenso wie bei Produktlieferanten und Dienstleistungspartnern.
Allerdings bestehen bei den Unternehmen hohe Ansprüche, was die Realisierbarkeit des Document Sharings betrifft. So votieren drei Viertel für eine Datenspeicherung in der EU, ebenso viele machen eine verschlüsselte Datenübertragung zur Voraussetzung. Aber auch eine revisionssichere Archivierung in der Cloud gehört zu den Ansprüchen. Gleichzeitig machen die Business-Manager deutlich, dass eine technische Integration der Sharing-Prozesse in die zentrale IT-Infrastruktur des Unternehmens notwendig ist. Aber sie verweisen auch noch auf zwei weitere Prozesse: Ein Document Sharing könne nur gelingen, wenn es intern zu einem veränderten Kommunikationsbewusstsein komme und eine hohe Digitalisierungsbereitschaft bei den ausgewählten Zielgruppen bestehe.
Gerade in dem Aspekt des Kommunikationsbewusstseins der Unternehmen sieht auch Prof. Ayelt Komus von der Hochschule Koblenz und wissenschaftlicher Leiter des dii einen erfolgskritischen Aspekt. „Das Teilen von Informationen ist vor allem durch die privaten Nutzer der sozialen Netzwerke etabliert worden. Die Unternehmen dürfen nicht nur staunend vor dieser Entwicklung stehen, sondern müssen lernen, sie für sich nutzbar zu machen.“ Der Einsatz solcher Verfahren im Business sei eine logische Konsequenz eines bereits etablierten Verhaltens, dies verlange jedoch von den Firmen ein verändertes Kommunikationsverständnis.
