Sulzbach. Das unabhängige Beratungsunternehmen Zöller & Partner gibt seine Seminartermine für das zweite Halbjahr 2010 bekannt und lädt zum Thema „Elektronische Archivierung / Dokumenten Management“ ein. Das DMS-Seminar vermittelt Neueinsteigern eine solide Wissensgrundlage zu einer Fülle funktionaler, technischer, rechtlicher sowie organisatorischer Aspekte im Umgang mit Dokumenten-Management- bzw. Enterprise Content Management. DMS-versierte Teilnehmer können bei zahlreichen Einzelthemen ihr Know-how auffrischen. Als Seminartermine stehen der 06./07. September in Frankfurt am Main, der 18./19. Oktober in Hamburg, der 24./25. November in Zürich und abschließend der 06./07. Dezember abermals in Frankfurt am Main zur Auswahl. Die Teilnahmegebühr beträgt € 1.200,- bzw. CHF 1.850,- zzgl. Mehrwertsteuer. Inkludiert ist die umfassende Seminardokumentation einschließlich Checklisten, Projektwerkzeuge sowie Pausenverpflegung und Mittagsbuffet. Außerdem erhalten alle Teilnehmer als Bonus ein Exemplar der von Zöller & Partner erstellten, aktuellen VOI-Marktübersicht „E-Mail-Archivsysteme“.
Die verlorengegangene Auskunftsfähigkeit durch Verteilung von Unterlagen auf unterschiedlichen Ablagesystemen und das wachsende Chaos der elektronischen Ablagen auf den Netzlaufwerken und E-Mail-Systemen sind wesentliche Triebfedern, warum Unternehmen - unabhängig von Branche und Größe - in DMS-Lösungen investieren. Hinzu kommt die wachsende Sensibilisierung für mangelnde Ordnungsmäßigkeit und nicht vorhandene Dokumentations- und Auskunftsfähigkeit. Zunehmend bemängeln Revision und Wirtschaftsprüfer die seit Jahren geübte Praxis, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente auf den für eine halbwegs ordnungsgemäße Aufbewahrung nicht geeigneten File- und E-Mail-Systemen abgelegt werden. Einer schnellen Lösung stellen sich aber häufig noch drei wesentliche Hindernisse in den Weg: Begriffsverwirrung, Unübersichtlichkeit des Marktes und Komplexität der technischen und funktionalen Aspekte.
Vielfalt des Marktes, späte Einsicht
Die angebotenen Systeme in den unterschiedlichen Produktkategorien wie Archivierung, Dokumenten Management, Records Management, Collaboration etc. – verfügen zwar über Dokumenten-verwaltende Funktionen im weiteren Sinne, sind aber häufig schwer miteinander vergleichbar, weil sie unterschiedliche Einsatzfelder adressieren. Auch gibt es keinen einheitlichen Sprachgebrauch bei den verwendeten Begriffen: für den Anwender ist es kaum möglich zwischen beispielsweise DMS, Collaboration und ECM abzugrenzen, da Anbieter ihre Produkte gerne in allen Kategorien positionieren. Daher werden die für ein erfolgreiches Projekt relevanten Detailunterschiede, vor allem in der DMS-/ECM-Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit, aber auch bei Verwaltungsfunktionen, Architektur und Skalierbarkeit und den Werkzeugen zur Anpassung an die individuellen Anforderungen erst sehr spät im Projektverlauf sichtbar, im schlimmsten Fall erst nach Vertragsabschluss.
Komplexität des Themas: „Ich dachte, das ist Standard“
Häufig werden auch Funktionsumfang und Dienstleistungsaufwand falsch eingeschätzt: Unter der Annahme, dass bestimmte Funktionen feststehende Bedeutungen haben („Akte“, „Arbeitskorb“, „Workflow“) und im Standard-Umfang enthalten sind, werden die zum Erstellen der Lösungen notwendigen Dienstleistungen für Customizing und Anwendungsintegration nicht ausreichend ermittelt. Die Folge sind ungeplante und erhebliche Zusatzkosten. Kenntnisse dessen, was ein modernes DMS an Funktionalität im Standard mitbringt und wo man Anpassungen erwarten muss, wie man diese ermittelt und formuliert und eine darauf aufsetzende saubere fachliche und funktionale Konzeption der Lösung ist daher für alle Beteiligten – Anbieter und Anwender – eine unverzichtbare Grundvoraussetzung für den Projekterfolg.
Solide Wissensgrundlage: Der Blick „unter die Haube“
Das Zöller & Partner DMS-Seminar vermittelt Neueinsteigern eine solide Wissensgrundlage zu einer Fülle funktionaler, technischer aber auch organisatorischer Aspekte und beantwortet eine Vielzahl von Detailfragen aus der DMS-Praxis. Es wird aber auch häufig genutzt, um DMS-erfahrene Mitarbeiter zu wichtigen Einzelthemen auf den aktuellen Stand bringen.
Inklusive!: 1 Exemplar der Zöller & Partner Marktübersicht: E-Mail-Archivsysteme
Die Seminarteilnehmer erhalten als Ergänzung der umfangreichen Seminardokumentation ein Exemplar der von Zöller & Partner erstellten aktuellen VOI-Marktübersicht E-Mail-Archivsysteme (670 Seiten, 41 Systeme im direkten Vergleich). Das Inhaltsverzeichnis und ein Auszug aus der Studie stehen unter www.zoeller.de zur Verfügung.
Die Möglichkeit zur Anmeldung und weitere Information bezüglich des Seminars erhalten Sie auf www.zoeller.de. Fragen zum Seminar können jederzeit an @email gerichtet werden. Die nächsten Intensivseminare finden statt am:
06./07. September 2010, Frankfurt am Main, Marriott Hotel
18./19. Oktober 2010, Hamburg, Marriott Hotel
24./25. November 2010, Zürich, Marriott Hotel
06./07. Dezember 2010, Frankfurt am Main, Marriott Hotel
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