Eine Zeitersparnis von 25 Prozent pro Versandeinheit – das ist eines der Ergebnisse, die das Unternehmen nie wieder bohren durch die Kooperation mit der BEO GmbH erzielt. Um seinem steigenden Versandvolumen gerecht zu werden, implementierte der Anbieter von bohrlochlosen Befestigungstechniken die Versandsoftware EXPOWIN mit dem Modul PARCEL. Die Vorteile: ein hoher Automatisierungsgrad bei der Sendungsabwicklung und damit einhergehend eine spürbare Entlastung der Mitarbeiter.
Im Jahr 2005 gegründet, hat sich die nie wieder bohren ag auf Systeme zur bohrlochlosen Befestigung spezialisiert. Das Produktportfolio des Unternehmens beinhaltet unter anderem Badaccessoires, Küchenrelings und Haken, die alle mit einer speziellen patentierten Befestigungstechnik ohne Bohren montiert werden können. Zu den Kunden zählen Baumärkte in Deutschland und dem europäischen Ausland, Möbelhäuser sowie der Fachhandel und das Objektgeschäft. Darüber hinaus können Privatabnehmer seit Dezember 2010 die Produkte auch im firmeneigenen Onlineshop bestellen. Mit dem wachsenden Kundenstamm erhöhte sich auch die Anzahl der von nie wieder bohren versendeten Pakete beständig: Aktuell sind es bis zu 150 Stück – jeden Tag. Bereits vor der Zusammenarbeit mit BEO nutzte das Unternehmen eine IT-Lösung für den Versand. Diese wurde den steigenden Anforderungen durch die Anbindung eines Onlineshops nicht mehr gerecht. „Für jedes Versandetikett mussten alle relevanten Daten manuell verarbeitet werden. Aufgrund des vergrößerten Auftragsvolumens war das für die betroffenen Mitarbeiter zunehmend mühsam und arbeitsintensiv“, erinnert sich Maria Köhler, Leiterin IT bei nie wieder bohren. Daher entschieden sich die Verantwortlichen im Unternehmen für eine Automatisierung der Abläufe durch die BEO-Versandsoftware EXPOWIN mit dem Modul PARCEL. Dadurch konnten die Prozesse in Kommissionierung, Verpackung und Versand deutlich optimiert werden.
Wettbewerbsfaktor Automatisierung
Für nie wieder bohren war vor allem eine Anforderung an das neue System zentral: Manuelle Eingriffe in die Software sollten im Tagesgeschäft auf ein Mindestmaß beschränkt werden. Paketetiketten und Daten für den Versand werden daher in Zukunft IT-gestützt erstellt. Die dafür benötigten Sendungsdaten interpretiert BEO-PARCEL selbstständig aus den Lieferscheinangaben des Warenwirtschaftssystems abas, an das die Software über eine Schnittstelle angebunden ist. Auf Grundlage entsprechender Parametrierungen ermittelt das Programm die Versandart, erstellt das Versandlabel und generiert eine Trackingnummer. Anschließend werden die gewonnenen Daten – wie beispielsweise die Sendungsnummer zum Lieferschein – wieder an das ERP-System zurückgegeben und sind dort auch für die Vertriebsmitarbeiter jederzeit einsehbar.
Vorteile für Sender und Empfänger
„Früher mussten Begleitdokumente für die einzelnen Sendungen in der Verkaufsabteilung erstellt und dann an den Versand weitergegeben werden. Das hat zu langen Wegen und Zeitverzögerungen geführt“, erläutert Maria Köhler. „Jetzt können alle Dokumente am Kommissionierpunkt automatisch erstellt werden.“ Der Vorteil: Verwechslungen beim Bearbeiten eines Packauftrags sind so ausgeschlossen. Dies hat bereits zu einer Fehlerreduzierung beim Versand geführt. Manuelle Eingriffe in das System sind im Normalfall nur noch dann nötig, wenn Adressdaten ergänzt werden müssen oder der Tagesabschluss ansteht. Die dadurch erreichte Effizienzsteigerung spricht für sich: Im Vergleich zu der alten IT-Lösung wird heute pro Packauftrag ein Viertel der Bearbeitungszeit gespart. Die Versandabteilung erzielte so trotz steigender Volumina eine deutliche Entschärfung von Auftragsspitzen. Zudem führt BEO-PARCEL eine Fehler- und Gewichtskontrolle durch. Bei einem Versand in Drittländer gibt das Programm die Daten außerdem an ein Zollmodul weiter. Doch auch für den Endkunden bietet die neue Software Vorteile: Wird eine Sendung erstellt, erhalten Webshopkunden von nie wieder bohren die zugehörige Trackingnummer als Link. So können sie den Status ihrer Sendungen permanent verfolgen.
abas und BEO-EXPOWIN – ein perfektes Team
„In allen Projektstadien konnten wir uns auf die Erfahrung von BEO aus vergleichbaren Projekten verlassen“, beschreibt Maria Köhler einen entscheidenden Faktor bei der Anbieterauswahl. „Außerdem lässt sich EXPOWIN sehr gut an unser bestehendes ERP-System anbinden.“ Dadurch wird beispielsweise ein Datenaustausch in beide Richtungen – also von abas zu EXPOWIN und umgekehrt – jederzeit gewährleistet. Auch die Einarbeitung der Mitarbeiter verlief völlig problemlos, da die Software intuitiv zu bedienen ist. „Den Großteil des Tages läuft das Programm aber selbstständig im Hintergrund. Das war uns wichtig“, betont Maria Köhler. Durch die große Projekterfahrung hielt das Softwareunternehmen zudem den Realisierungszeitraum kurz: Von der Auftragsvergabe bis zur Inbetriebnahme der Software vergingen gerade einmal knapp drei Monate.
Umstellung geglückt – weitere Kooperation erwünscht
„Unsere Zusammenarbeit mit nie wieder bohren ist auf die Zukunft ausgerichtet“, erklärt Marion Bauer, zuständige Projektleiterin bei BEO. „Weil unsere Software flexibel ist, sind wir in der Lage, den Expansionsprozess des Unternehmens dauerhaft zu begleiten – beispielsweise durch die Implementierung passender Exportmodule.“ Auch eine Ergänzung zusätzlicher Frachtführer in PARCEL ist jederzeit möglich, je nach individuellem Bedarf des Kunden. „Von dem neuen System profitieren nicht nur unsere Mitarbeiter in der Kommissionierung, sondern auch die Abteilungen Verkauf und Lager, da diese jetzt nicht mehr direkt in den Versandprozess involviert sind“, resümiert Maria Köhler. „Mit der hohen Transparenz von PARCEL steigt zudem die Servicequalität für unsere Kunden.“
BEO – das Unternehmen
Die BEO GmbH mit Hauptstandort in Endingen bei Freiburg hat sich auf Softwareprodukte und Dienstleistungen für die Bereiche Zollabfertigung und Versandabwicklung spezialisiert. 1987 vom Geschäftsführer Clemens Sexauer gegründet, beschäftigt das Unternehmen inzwischen mehr als 150 Mitarbeiter an vier Standorten. Die Produktlinien zur Zollabfertigung sowie zur Präferenzkalkulation und Sanktionsprüfung werden kontinuierlich an die aktuellen rechtlichen Vorgaben angepasst und gewährleisten für Anwender Rechtssicherheit und die permanente Einhaltung aktueller Vorschriften und Richtlinien. Für den Versand bietet BEO Softwareanwendungen für die Packstück-, Sendungs- sowie die Gefahrgutabwicklung an. Alle Softwareprodukte von BEO sind modular konzipiert und sowohl als Inhouse- als auch als webbasierte Mietlösungen (SaaS) verfügbar.
Unternehmenskontakt
Clemens Sexauer•BEO GmbH
Ensisheimer Str. 6–8•79346 Endingen
Telefon: 07642-900 30•Fax: 07642-900 399
E-Mail: @email•Internet: www.beo-software.de
